Hva er personopplysninger og s?rskilte kategorier av personopplysninger?
Personopplysninger er alle opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til enkeltpersoner. Det gjelder for eksempel navn, adresse, telefonnummer, epost, IP-adresse, f?dselsnummer, bilder, lydopptak, videoopptak eller biometriske opplysninger. Ogs? ulike typer data om atferd vil kunne v?re personopplysninger, for eksempel handlevaner eller aktivitet p? nettet. N?r flere datakilder kobles sammen, kan ogs? data som i seg selv ikke er personidentifiserende bli personopplysninger.
S?rskilte kategorier av personopplysninger (tidligere sensitive personopplysninger) er opplysninger som bare kan samles inn ut fra s?rskilte behov, blant annet vitenskapelig forskning. Dette gjelder informasjon om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religi?s eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, genetiske opplysninger, biometriske opplysninger, opplysninger om helse, seksuelle forhold eller seksuell legning, opplysninger om straffedommer eller lovovertredelser.
Hva skal du gj?re dersom du skal samle inn personopplysninger til bruk i masteroppgaven?
Steg 1) Vurdere hvilken klassifisering dataene tilh?rer:
N?r du samler og behandler data, vil dataene ha ulik klassifisering avhengig av hva de omhandler. UiO har utarbeidet en generell klassifiseringsoversikt:
- Gr?nn – ?pen
- Gul – begrenset
- R?d – fortrolig
- Svart – strengt fortrolig
Denne klassifisering gjelder ogs? for forskere og studenter ved IAKH.
Steg 2) Lage en datah?ndteringsplan
Dersom du skal samle inn personopplysninger skal du utforme en egen datah?ndteringsplan for ditt prosjekt. En datah?ndteringsplan (DMP) er et dokument som beskriver hvordan forskningsdataene i et prosjekt skal h?ndteres fra start til slutt, samt etter at prosjektet er avsluttet. DMP er et dokument som skal f?lge forskningsprosjektet og tydeliggj?re hvilke data som vil bli samlet inn, hvordan dataene skal beskrives, hvor dataene skal lagres, om de kan deles og hvordan. For deg som student er det viktig at planen fors?ker ? svare p? f?lgende punkter:
- Hva slags data skal du samle inn
- Definer hvordan data skal analyseres og/eller kodes
- Forklar hvordan data skal gjengis i oppgaven
- Hva skal du gj?re for ? sikre god kvalitet p? dine data?
- Hvor og hvordan skal du lagre og arkivere dataene?
- N?r, hvordan og hva skal gj?res tilgjengelig for offentligheten?
Mal for datah?ndteringsplan (word).
Steg 3) Melde prosjektet til Sikt
Prosjekter som inneb?rer behandling av personopplysninger m? meldes til Sikt, kunnskapssektorens tjenesteleverand?r.
Du opprettet meldeskjema med ? f?lge denne lenken under
Sjekkliste for utfylling av meldeskjema
I meldeskjemaet til Sikt kan du kan bli bedt om ? legge ved:
- Forslag til intervjuguide dersom du ?nsker ? benytte kvalitative intervjuer
- Forslag til infoskriv (informasjon om ditt prosjekt for potensielle informanter)
- Forslag til samtykkeskjema
Veileder er formell prosjektansvarlig for masteroppgaven, og skal p?se at meldeplikten overholdes der det er aktuelt. Prosjektansvarlig m? v?re ansatt ved UiO.
Studenten har ansvaret for sitt prosjekt, og for personvernet til deltakere i forskningsprosjektet (respondenter og informanter). Studenten m? sette seg inn i og etterf?lge retningslinjene for datah?ndtering.
Hvordan samle inn personopplysninger?
Samtykkeskjema
N?r du samler inn data, m? du kunne dokumentere at du har gitt informasjon og innhentet samtykke fra de du samler inn opplysninger om, med mindre du benytter data p? aggresjonsniv? (for eksempel registerdata). Sikt anbefaler skriftlig informasjon og skriftlig samtykke som en hovedregel.
Du m? utarbeide et informasjonsskriv der du foresp?r om deltakelse og informerer om studien. Informasjonen du gir skal v?re kortfattet, lett forst?elig og i en lett tilgjengelig form.
Der er du som er kontaktpersonen, men du skal ogs? legge inn kontaktinformasjon til UiOs personvernombud. Hvem som er personvernombud ved UiO finner du her.
Eksempler p? m?ter ? samle inn data p?
Lydopptak - Nettskjema Diktafon
Lydopptak vil alltid klassifiseres som r?de data, da en persons stemme er personsensitiv og gjenkjennbar. Dette legger endel f?ringer for hvordan du kan gj?re lydopptak og behandle dem p? en sikker m?te.
Det er mulig ? bruke Nettskjema-Diktafon til lydopptak.
Det er en sikker l?sning som baserer seg p? Nettskjema, og du har en egen opptaksapp p? mobiltelefonen din. Vi anbefaler at du bruker denne l?sningen for alle lydopptak i forbindelse med din masteroppgave.
Se veiledning for ? sette opp og ta i bruk nettskjema diktafon
Vi anbefaler sterkt at du noterer p? papir underveis n?r du gjennomf?rer et intervju. Slik er du sikret notater uavhengig av det tekniske.
Intervju og opptak ved bruk av Zoom
Instituttet har utarbeidet en veiledning for intervju og opptak ved bruk av Zoom. Veiledning for bruk av Zoom
Rutinen tar utgangspunkt i UiOs sentrale rutine for bruk av Zoom.
N?r du har samlet inn personopplysninger
Lagring av data - Lagringstjenester, sletting og eventuelt arkivering
N?r du har samlet inn personopplysninger, er det viktig at du benytter lagringsl?sninger som er sikre. Dette begrenser muligheten for at dataene kan komme p? avveie, eller at uvedkommende f?r tilgang til dem.
Lagringsl?sning velges basert p? hvilken klassifisering dataene i prosjektet ditt tilh?rer.
Eksempler p? ulike lagringsl?sninger
Lagringshotell for r?de data
Send e-post til student@iakh.uio.no dersom du har behov for tilgang til lagringshotell.
Lagre gule data p? egen PC
Du har lov til ? lagre gule data p? egen datamaskin, men det er sv?rt viktig at du setter deg inn i reglene for lagring av gule data p? egen datamaskin f?r du samler inn og lagrer data.
N?r du er ferdig med prosjektet
Behandling, avidentifisering og anonymisering av data
N?r du samler inn personopplysninger, skal du forsikre deg om at alle persondata i form av transkripsjoner, skriftlige datautdrag etc., er avidentifisert eller anonymisert f?r data blir tatt ut fra lagringsstedet. Etter transkribering er det vanlig ? slette r?data, men det finnes unntak (se det som st?r under ?Prosjektavslutning?).
- Avidentifisering: personidentifiserende informasjon er fjernet, men indirekte personidentifiserende informasjon finnes, f.eks. i form av koblingsn?kler.
- Anonymisering: all personidentifiserende informasjon slettes (inklusive koblingsn?kler). NB: Det er da ikke lenger mulig for informanter ? trekke seg fra unders?kelsen.
Prosjektavslutting – arkivering/sletting
N?r prosjektet er ferdig skal data som hovedregel slettes eller anonymiseres.
Hvis data skal arkiveres for videre bruk m? samtykke til dette v?re innhentet p? forh?nd. For mer informasjon om videre bruk, se Sikts dokumentasjonsguide for arkivering av forskningsdata.
Ved datoen for prosjektslutt som du har oppgitt i meldeskjemaet, f?r du et e-postvarsel med lenke til minforskning.sikt.no.
Via denne lenken kan du bekrefte at behandlingen av personopplysninger er avsluttet (som er det prosjektslutt betyr i denne sammenhengen).
Dersom du har sp?rsm?l du ikke finner svar p? her, kan du ta kontakt med student@iakh.uio.no