Prosedyre for valg av verneombud og varaverneombud

Form?l

Denne prosedyren skal sikre at det velges verneombud og varaverneombud innen alle verneomr?der, at valget foreg?r p? en korrekt og forutsigbar m?te og at ansatte og ledere f?r informasjon om hvem som er verneombud og varaverneombud.

Virkeomr?de

Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO.

Fremgangsm?te

Planlegging

Arbeidsmilj?utvalget skal vurdere om verneomr?dene er for store til at verneombudet kan ha oversikt over verneomr?det sitt, og gj?re eventuelle vedtak om justeringer. Verneomr?det skal v?re klart definert og b?r f?lge organisatoriske enheter.

Arbeidsmilj?utvalget skal nedsette et valgstyre p? 1 til 3 personer.

Valgstyret skal lage en framdriftsplan tilpasset den aktuelle organisatoriske enhet. Valget skal v?re avsluttet innen 1. november.

Deltakere ved valg av verneombud og varaverneombud

Alle ansatte innen verneomr?det, som ikke har lederfunksjoner eller opptrer p? vegne av ledelsen, kan velges til verneombud eller varaverneombud. De som velges b?r v?re godt kjent med arbeidet p? den aktuelle enheten. Funksjonstiden er 2 ?r.

Alle ansatte, unntatt ?verste ledelse, har stemmerett.

Gjennomf?ring av valg av verneombud og varaverneombud

Valgstyret skal:

• Finne frem til kandidater til verneombudsvervet
• Gj?re kandidatenes og forslagstillernes navn kjent for de stemmeberettige.
• Gjennomf?re valget. Valget skal v?re skriftlig og hemmelig. Valget kan gjennomf?res som urnevalg eller ved en elektronisk l?sning som tilfredsstiller kravet til hemmelig valg.
• Rapportere til ledelsen om hvem som er valgt innen de aktuelle verneomr?dene og n?r funksjonstiden begynner, dersom dette ikke er 1. januar.

Dersom det bare foreligger et forslag til kandidat, anses kandidaten som valgt uten at enheten trenger ? gjennomf?re valg.

Dersom valgstyret ikke klarer ? finne fram til kandidater til verneombud eller varaverneombud, skal fagforeningene peke ut verneombud og varaverneombud.

Dersom de ansatte eller fagforeningene ikke klarer ? velge eller peke ut verneombud og varaverneombud, skal ledelsen peke ut verneombud og varaverneombud.

Valget skal dokumenteres gjennom skriftlig beskjed til ledelsen om hvem som er valgt, eventuelt utpekt, til verneombud og varaverneombud innen det enkelte verneomr?det. Det oppgis ogs? n?r funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar. En ansatt kan ikke fungere som verneombud f?r ledelsen har f?tt skriftlig melding om hvem som er valgt, eventuelt utpekt.

Rapportering

Ledelsen skal s?rge for at informasjon om hvem som er verneombud og varaverneombud blir oppdatert p? enhetens websider.

Ledelsen skal s?rge for at felles epostlister for verneombudene ved enheten blir oppdatert med e-postadressen til de som er verneombud og varaverneombud.

Verkt?y

Arkivering av HMS-dokumenter

Definisjoner

• Med ¡±arbeidsmilj?utvalg¡± menes i denne prosedyren arbeidsmilj?utvalg p? det aktuelle organisatoriske niv?.
• Med ¡±ledelse¡± menes i denne prosedyren ledelsen p? det samme organisatoriske niv? som det aktuelle arbeidsmilj?utvalget.
• Med ¡±?verste ledelse¡± menes i denne prosedyren rektoratet, dekanat, instituttleder og administrativ leder, fagdirekt?rer med nestledere, museumsdirekt?rer med nestledere, universitetsbiblioteksdirekt?r med nestleder, senterledere med nestledere for sentre som ikke er underlagt et fakultet eller museum osv.
• Med ¡±ansatt¡± menes i denne prosedyren de personene som UiO har arbeidsgiveransvar for.

Referanser

1. Arbeidsmilj?loven         
2. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
3. Policy for verneorganisasjonen

Dokumentinfo og endringslogg

Fagansvarlig enhet: Enhet for HMS og beredskap