Medarbeidersamtale?¨C informasjon til leder

Medarbeidersamtalen ved UiO

• UiO vektlegger i sin personalpolitiske plattform systematisk oppf?lging av den enkelte medarbeider gjennom blant annet regelmessige medarbeidersamtaler. Form?let med medarbeidersamtalen er ? skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt arbeidsmilj?.
• Medarbeidersamtalen omhandler arbeidssituasjonen og b?r brukes som et verkt?y til planlegging og utvikling. Ambisjonen er ? fremme gjensidig tillit og ?penhet, god kommunikasjon og et godt °ÄÃŻʹÚÌåÓý,»Ê¹Ú×ãÇò±È·Ö slik at den enkelte blir best mulig i stand til ? l?se sine oppgaver.
• Som leder kan bruke medarbeidersamtalene til ? kartlegge ressursene og situasjonen for din enhet, og p? den m?ten vil medarbeidersamtalen v?re et nyttig verkt?y for planlegging og utvikling av enheten din.
• Det finnes ingen fasit p? hvordan medarbeidersamtaler gjennomf?res, men UiO har utarbeidet et samtaleskjema som st?tte og veiledning til forberedelse og gjennomf?ring av medarbeidersamtaler, se avsnittet om forberedelser under. Medarbeidersamtalen er et supplement til den l?pende dialog mellom medarbeider og leder.
• I utgangspunktet gjennomf?res samtalen med n?rmeste leder med personalansvar eller den som n?rmeste leder har delegert ansvaret til. 

Forberedelser til medarbeidersamtalen

• Sett av tid til samtalen
  Medarbeidersamtalen b?r avtales i god tid og vare 1-2 timer. Du har ansvar for innkalling til medarbeidersamtale. For at samtalen skal oppleves som meningsfylt, er det viktig at begge parter stiller forberedt. Gj?r din samtalepartner oppmerksom p? at det finnes en egen nettside om medarbeidersamtale for medarbeider. 
• Sted for samtalen
  Velg sted for samtalen med omhu. Finn et rom som er skjermet for forstyrrelser samtidig som det bidrar til en hyggelig og avslappet atmosf?re.
• Begge parters forberedelse
  Som st?tte til forberedelsen kan UiOs skjema for medarbeidersamtale benyttes. Det finnes egne samtaleskjemaer henholdsvis vitenskapelig ansatte (word), stipendiater (word) og teknisk-administrativt ansatte (word). Samtaleskjemaene inneholder relativt f? standardiserte sp?rsm?l. Derfor kan det v?re en god id¨¦ ? se gjennom de mer omfattende eksempelsp?rsm?lene for hvert tema i avsnittet under og notere de som virker mest hensiktsmessige og inspirerende for den kommende samtalen. Eksempelsp?rsm?lene er ogs? samlet p? en egen nettside. 
• Din personlige forberedelse som leder
  Som forberedelse til medarbeidersamtalen kan du ha nytte av ? stille deg f?lgende sp?rsm?l:
  • Hva vil jeg selv oppn? med denne samtalen?
  • Hva er medarbeiderens s?regne kvaliteter og styrker?
  • Hva har jeg lagt merke til at medarbeideren har gjort som virkelig har v?rt konstruktive bidrag til organisasjonen? Hvorfor har dette v?rt viktige bidrag?
  • Hva skulle jeg ?nske at medarbeideren bestrebet seg p? ? gj?re mer av (eller annerledes)?
  • Hvordan vil medarbeideren merke p? meg at jeg har registrert at utviklingen g?r i ?nsket retning framover?
  • Hvordan vurderer jeg medarbeiderens arbeidsinnsats?
  • Hva tror jeg motiverer medarbeideren?
  • Har medarbeideren de riktige forutsetningene for ? l?se sine oppgaver?
  • Hvilke forventninger har jeg selv til medarbeideren?
  • Hva mener jeg er medarbeiderens sterke og svake sider? Samsvarer disse med ansvarsomr?dene?
  • Er det noen spesielle utfordringer med medarbeideren?
  • Dersom jeg tror at noen emner blir vanskelig ? snakke om, hvilken innfallsvinkel skal jeg velge og n?r i samtalen vil jeg ta dem opp?

Slik foreg?r en medarbeidersamtale

Under samtalen skal du og din medarbeider sammen g? gjennom f?lgende temaer:

1. Oppf?lging og konklusjonene fra forrige medarbeidersamtale

Hvis dere har hatt medarbeidersamtale med hverandre tidligere, er det naturlig ? se p? hva som er skjedd i perioden siden. Ta utgangspunkt i konklusjonen dere ble enige om i forrige medarbeidersamtale. N?r medarbeideren redegj?r for egen innsats er det ogs? en anledning for leder til ? gi tilbakemelding om arbeidsinnsats og utf?relse. Anerkjennende tilbakemeldinger om medarbeidernes bidrag inn i helheten er spesielt viktig tidlig i samtalen. 

Eksempler p? sp?rsm?l

• Hva ble dere enige om i forrige medarbeidersamtale og hva er oppn?dd i forhold til dette?
• Hva er ikke oppn?dd? Hva er ?rsaken til det?
• Hvordan opplever du din egen arbeidsinnsats det siste ?ret?

2. Arbeidsoppgaver

Diskuter medarbeiderens arbeidsoppgaver samt prioriteringen av disse, og dr?ft eventuelle ?nsker om endrede oppgaver. Se oppgavene i lys av instituttets, fakultetets eller avdelingens m?l. Klargj?r forst?elsen av medarbeiderens arbeid og hvilke forventninger du har som leder. Hva er viktige/mindre viktige arbeidsoppgaver? Hvordan kan arbeidet utf?res p? best mulig m?te? Hva kan eventuelt gj?res annerledes? Leder kan gi mer utdypende tilbakemeldinger om arbeidsutf?relsen. Husk at medarbeidersamtalen skal ha "positivt fortegn". Mer omfattende tilbakemeldinger om forbedringsomr?der b?r ikke tas i medarbeidersamtalen, men heller vurderes tatt i en egen samtale. 

Eksempler p? sp?rsm?l

• Hvordan ser du ditt arbeidsomr?de og dine arbeidsoppgaver i sammenheng med avdelingens/organisasjonens m?l?
• Er du forn?yd med dine arbeidsoppgaver, ditt ansvar og din myndighet?
• Hva ?nsker du skal v?re klarere?
• P? hvilke omr?der kan du gj?re en bedre jobb? Er det spesielle forhold som hindrer deg i dette?
• Hva er du mest tilfreds med ved din utf?relse av jobben?
• Hva er du minst tilfreds med ved din utf?relse av jobben?
• Er ditt tidsforbruk p? de enkelte arbeidsoppgavene det du hadde planlagt?
• Er ressursene tilstrekkelige med hensyn til bemanning innen ditt arbeidsomr?de?
• Har du forslag til endringer i eller forbedringer av arbeidsrutinene ved organisasjonsenheten? Hvilke?
• Hvilke arbeidsoppgaver b?r det legges vekt p? i kommende ?r?
• Er oppgavefordelingen fornuftig eller b?r den endres, i s? fall hvordan?
• ?nsker du ? f? andre arbeidsoppgaver p? kort/lang sikt?
• Hvilke planer og m?l er viktig ? sette for neste periode?

3. Ledelse

Under dette punktet er form?let ? se p? relasjonen leder-medarbeider. Hva opplever medarbeider fungerer godt i din ledelse? Hva har medarbeider behov for i forhold til planlegging og gjennomf?ring av oppgaver? Hvilke innspill har medarbeider til hvordan du kan st?tte og f?lge opp p? best mulig m?te? 

Eksempler p? sp?rsm?l

• F?r du den oppf?lgingen du trenger av meg? Hvilke ?nsker har du n?r det gjelder ledelse?
• Hvordan opplever du det fungerer ? diskutere din arbeidssituasjon og dine oppgaver med meg?
• Hvilke innspill har du til hvordan jeg kan f?lge opp og st?tte deg best mulig?

4. Arbeidsmilj? og °ÄÃŻʹÚÌåÓý,»Ê¹Ú×ãÇò±È·Ö

Arbeidsmilj? skal inng? som et tema i medarbeidersamtalen. Her b?r begge parter komme med synspunkter. Hvordan trives medarbeider med kolleger og annet personale? Hvordan °ÄÃŻʹÚÌåÓý,»Ê¹Ú×ãÇò±È·Öer dere? Konkrete ?nskem?l og klager b?r diskuteres b?de i forhold til det psykososiale og det fysiske arbeidsmilj?. Hva kan dere gj?re for ? bedre situasjonen? 
Merk: UiO aksepterer ingen form for trakassering. Medarbeidersamtalen kan v?re et viktig verkt?y for ? avdekke om en medarbeider opplever ? bli trakassert. Opplever en ansatt upassende oppf?rsel, m? det vurderes alvorligheten og om det er behov for ? kalle inn til et eget m?te for ? utdype forholdet eller om umiddelbare tiltak m? iverksettes. I malene er det tatt med sp?rsm?l for ? avdekke dette, se ogs? forslag til utdypningssp?rsm?l under. Alle varslinger skal tas p? alvor og f?lges opp, se rutiner for h?ndtering av varsler.

Eksempler p? sp?rsm?l

• Hvordan vil du karakterisere jobbsituasjonen din akkurat n??
• Hva trenger du for ? komme n?rmere idealsituasjonen?
• Hvordan ser det ut rundt deg n?r du f?ler at jobben din fungerer godt for deg og andre?
• Hvordan trives du i arbeidet ditt?
• Hvordan mener du det siste ?ret har v?rt p? jobben?
• Hvordan trives du p? avdelingen/instituttet/seksjonen?
• Hvilke forhold p? jobben virker positivt eller negativt p? trivselen?
• Er arbeidslokalene hensiktsmessige?
• Er ressursene/arbeidsutstyret tilstrekkelige for ? utf?re jobben p? en god m?te?
• Er det noe annet som ikke er blitt ber?rt som virker inn p? din arbeidssituasjon og som du ?nsker ? ta opp?

Utdypningssp?rsm?l ved mistanke om trakassering

• Hvordan opplevde du det?
• Hvordan har du det? 
• Hva trenger du at vi snakker mer om?
• Hvordan kan jeg st?tte deg p? beste m?te?
• ?nsker du ? varsle om situasjonen?

5. Kompetanse, faglig og personlig utvikling

Hvordan fungerer medarbeideren i stillingen sin i dag? Fremhev styrker medarbeideren har og hvilke positive bidrag medarbeideren har til enheten. Be medarbeideren foresl? egne utviklingsbehov og framtidsplaner. Gi tilbakemelding p? hvorvidt behov og planer er realistiske.

Eksempler p? sp?rsm?l

• Hva er dine sterkeste sider?
• Hva ?nsker du ? bli bedre p??
• Har du kvalifikasjoner/sider ved deg som du ikke f?r utnyttet i n?v?rende stilling?
• P? hvilke omr?der ?nsker du ? utvikle deg i arbeidet ditt? P? hvilke omr?der trenger du ?kt kompetanse?
• Hvilken type kompetanse trenger du for ? gj?re en bedre jobb?
• Hvilke utviklingstiltak ?nsker du (kurs o.l.)?
• P? hvilke omr?der ?nsker du deg personlig og/eller faglig videreutvikling?
• Gir stillingen muligheter til utvikling slik du ?nsker?
• P? hvilke omr?der (store og sm?) har du spesiell kompetanse?
• Finnes det kompetanse hos kolleger som du trenger ? benytte deg bedre av?
• Hvordan kan utveksling av kompetanse best foreg??

Tilleggssp?rsm?l for medarbeidere som har fylt 60 ?r

• Hva er dine ambisjoner noen ?r fremover?
• Hvordan ser du p? din framtid ved enheten/fakultetet/UiO?

6. Planer og m?l

Diskuter de planer og m?l dere mener er viktig ? prioritere frem til neste medarbeidersamtale. M?lene b?r v?re realistiske og tidfestet. De skal ligge innenfor medarbeiderens ansvars- og myndighetsomr?de.

7. Oppf?lging av medarbeidersamtalen

Forsikre deg om at det er enighet om hva som skal f?lges opp i etterkant f?r du avslutter samtalen. Hva skal gj?res n?r? Hvem st?r ansvarlig? Hva er et tilfredsstillende resultat? Utarbeid en oppf?lgings- og utviklingsplan som b?de du og medarbeider signerer. Begge har ansvar for oppf?lging av det dere har blitt enige om. Gjennomf?r medarbeidersamtalen regelmessig. En gang per ?r b?r v?re en m?lsetting.

Hva gj?r jeg som leder under medarbeidersamtalen?

• Forventninger
  Medarbeideren vil normalt komme til samtalen med flere forventninger og har behov for ? vite hva lederen forventer. Hvilke betingelser gj?r det mulig ? leve opp til disse forventningene? Medarbeideren ?nsker klare tilbakemeldinger p? egen innsats, og ?nsker ? bli bed?mt og bel?nnet rettferdig. Som leder viser du at du tar medarbeideren og medarbeidersamtalen alvorlig ved at du er godt forberedt og har satt av godt med tid.
• Hvordan b?r ledere opptre under samtalen
  • En innledning med uformell prat kan bidra til en god start p? samtalen. Et generelt r?d i forhold til gjennomf?ring av samtalen er ? innta en lyttende og sp?rrende holdning overfor medarbeideren. Oppmuntre vedkommende til ? snakke om sin opplevelse av organisasjonen og egen arbeidssituasjon.
  • Medarbeidersamtalen b?r ikke v?re oppsamlingsplass for alle negative forhold. Korreksjoner eller tilbakemeldinger p? u?nsket atferd og lignende b?r gis i det daglige for at de skal v?re effektive, samtidig som oppsamling av kritikk ikke skaper det gode klimaet for vekst og utvikling samtalen er avhengig av.
  • Det er imidlertid ikke uvanlig at medarbeideren kommer med kritikk, enten mot lederen eller mot andre forhold i organisasjonen. M?t eventuell kritikk med ydmykhet. V?r forberedt p? ? ta kritikk som kommer over bordet i samtalens l?p. Ikke g? i forsvarsposisjon og ikke argumenter imot. Rett heller blikket mot fremtiden. F? n?dvendige synspunkter p? bordet ved ? fokusere p? forventninger og fremtid heller enn ? diskutere det som har v?rt.
• Hvordan gi tilbakemeldinger
  • Enten du gir ris eller ros, b?r det illustreres med tydelige og konkrete eksempler. Presenter saken gjennom fakta dersom du har behov for ? ta opp noe problematisk ved medarbeiderens atferd. Unng? ? gi din subjektive vurdering av medarbeiderens adferd. Fokuser heller p? hvordan du vil ha det i fremtiden. Medarbeidersamtalen er ikke den rette arenaen for ? diskutere problemer av alvorlig art.
  • V?r tydelig i din tilbakemelding dersom medarbeideren fremmer ?nsker eller krav du vet ikke lar seg gjennomf?re. Runde formuleringer, slik som at du vil ?se? p? det, kan skape falske forh?pninger og skuffelse p? et senere tidspunkt.
  • Kjemp ikke fram konsensus dersom du og medarbeideren er uenige. Klargj?r i stedet hverandres synspunkter og konstater at dere har ulikt syn p? saken.
  • M?l og tiltak dere kommer frem til for neste samtale m? v?re realistiske. Likeledes m? ressursene som trengs for ? n? m?lene v?re tilgjengelige.
  • F?r samtalen avsluttes, m? du forsikre deg om at medarbeideren ikke brenner inne med noe usagt. Sp?r gjerne medarbeideren hvordan vedkommende har opplevd samtalen.

Hva gj?r jeg som leder etter medarbeidersamtalen?

• Dersom medarbeidersamtalen skal bli et effektivt verkt?y for utvikling av medarbeidere, m? den avtalte oppf?lgings- og utviklingsplanen f?lges opp. Dersom det er noe som ikke lar seg innfri likevel, m? du g? tilbake til medarbeideren for ? tilpasse planene.
• N?r samtalen er over, kan du oppsummere ved ? stille deg selv f?lgende sp?rsm?l:
  • Fikk samtalen en god start og en god avslutning? Var stemningen positiv?
  • Hvem styrte samtalen og hvordan var taletiden fordelt?
  • Fulgte vi skjemaet eller ble samtalen preget av spontanitet?
  • Lyttet jeg aktivt?
  • Snakket vi om negative forhold?
  • Klarte vi ? avslutte og konkludere i forhold til alle temaer som ble tatt opp?
  • Ble forventninger fra begge parter fremsatt i ?penhet?
  • Var det till?p til konflikt, og hvordan ble i s? fall dette h?ndtert?
  • Ble avtaler, planer og m?l presist nok formulert?
  • Fikk jeg sagt det jeg ?nsket p? en m?te som ble forst?tt?
  • Fikk jeg tak i hva medarbeideren mente om samtalen?

Tema og omr?der som kan p?virke samtalen

• Kontrollspenn
  P? sentralt niv? og p? fakultetsniv? er det som regel tydelig hvem som er ansvarlig for medarbeidersamtalene. Ved instituttene kan variasjonen mellom instituttene v?re stor m.h.t. antall vitenskapelig ansatte og stipendiater og hvordan administrasjonen og de tekniske tjenester er organisert. Ved et mindre institutt kan instituttlederen makte ? gjennomf?re samtaler b?de med vitenskapelig og teknisk-administrativt personale. Dette kan v?re uoverkommelig og uhensiktsmessig ved store institutter. Hvert institutt m? derfor finne den l?sningen som er mest form?lstjenlig for egen enhet. Medarbeidersamtalen kan delegeres, og hver leder m? vurdere hvordan dette skal organiseres. 
• Samtale om l?nn
  L?nn er et sentralt tema for mange, og ?nsket om ? diskutere l?nn kan v?re stort. Dere kan diskutere l?nn i medarbeidersamtalen, men det anbefales ikke. L?nn tar lett fokuset vekk fra ?vrige tema. Det kan bli vanskelig ? ha fokus p? m?l, oppgaver og arbeidsmilj?. Det er mulig ? ta opp l?nn til slutt i samtalen eller i en egen l?nnssamtale i etterkant. Det er viktig ? huske p? at UiO har etablerte systemer for l?nnsforhandlinger.
• Seniorsamtale
  N?r en medarbeider ved UiO passerer 60 ?r, skal det gjennomf?res en ¡±seniorsamtale¡±. Samtalen er en medarbeidersamtale med spesielt fokus p? seniortilv?relsen. Seniorsamtalen skal kartlegge den enkelte seniors ?nsker og ambisjoner, fremtidsutsikter og kompetanseutviklingsbehov, og danne grunnlag for planlegging av videre arbeidssituasjon. Les mer om UiOs seniorpolitikk.
• Trakassering
  Opplever en ansatt upassende oppf?rsel, m? det vurderes alvorligheten og om det er behov for ? kalle inn til et eget m?te for ? utdype forholdet eller om umiddelbare tiltak m? iverksettes. Les mer om trakassering.
• Avtaler og lover
  • Hovedavtalen 2006 ¡ì 22 om kompetanseutvikling:
    ¡±For ? sikre god og effektiv oppgavel?sning i den enkelte virksomhet, kan et virkemiddel v?re ? tilby individuell kompetanseutvikling og karriereplanlegging. Den enkelte medarbeider skal f?lges opp gjennom medarbeider- eller utviklingssamtaler.¡±
  • AML ¡ì 4-2:
    ¡±Den enkelte arbeidstaker har rettigheter rundt utformingen av arbeidssituasjonen: Det gis mulighet for faglig og personlig utvikling [...] arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og ?vrige forutsetninger.¡±
  • AML ¡ì 4-3. (3):
    "Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilb?rlig opptreden."
  • Likestillings- og diskrimineringsloven ¡ì 13. Forbud mot ? trakassere (lovdata.no)

Lokale retningslinjer og rutiner

MED - Det medisinske fakultet

Er du leder og ?nsker oversikt over kompetanseniv?et til medarbeideren eller hele enheten? Bruk fakultetets kompetansekartleggingsverkt?y (ods).

Klinmed - Institutt for klinisk medisin

Ved Institutt for klinisk medisin har vi et s?rlig fokus p? ? synliggj?re UiO i sykehusmilj?ene. Ett virkemiddel har v?rt ? tilpasse og videreutvikle medarbeidersamtalene.

Tanken er at samtalene skal v?re mer relevante mot prim?roppgavene undervisning og forskning, i den konteksten mange av v?re medarbeidere fungerer i, ofte med to arbeidsgivere.

Ved Klinmed har vi derfor innf?rt egne maler for gjennomf?ring av slike samtaler med vitenskapelig ansatte, hvor vi skiller mellom samtaler mellom leder og underordnet leder, leder og vitenskapelig ansatt, samt leder og stipendiat (ph.d.).

Les mer om instituttets rutiner, maler, retningslinjer og lovverk.

ILS - Institutt for l?rerutdanning og skoleforskning

Medarbeidersamtaler er en viktig del av det personalpolitiske arbeidet og gjennomf?res en gang i ?ret.

• Instituttleder har ansvar for gjennomf?ring av medarbeidersamtaler med faste vitenskapelig ansatte. Oppdatert timeregnskap skal v?re en del av grunnlaget for medarbeidersamtalen.
• °ÄÃŻʹÚÌåÓý,»Ê¹Ú×ãÇò±È·Ösleder (stedfortredende instituttleder), Alfredo Jornet Gil, har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med postdoktorer.
• EKVA-leder har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med ansatte p? EKVA.
• Faglig leder av FIKS har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med ansatte p? FIKS.
• Forskerutdanningskoordinator, Lisbeth Brevik, har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med stipendiater.
• Kontorsjef, Astrid Waaler Kaas, har delegert ansvar for medarbeidersamtale med teknisk/administrativt ansatte.

IPED - Institutt for pedagogikk

Medarbeidersamtaler er en viktig del av det personalpolitiske arbeidet og gjennomf?res en gang i ?ret.

• Instituttleder har ansvar for gjennomf?ring av medarbeidersamtaler for faste vitenskapelig ansatte. Oppdatert timeregnskap skal v?re en del av grunnlaget for medarbeidersamtalen.
• Leder for forskning (stedfortredende instituttleder) har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med stipendiater og ansatte i post.doc. stillinger.
• Kontorsjefen har delegert ansvar for medarbeidersamtale med administrativt ansatte.

USIT

• Alle ledere skal ?rlig tilby sine medarbeidere medarbeidersamtale og rapportere p? dette ?rlig. Alle ledere skal fylle ut nettskjema om gjennomf?rte medarbeidersamtaler i forbindelse med ?rsrapporteringen.
• Innholdet i medarbeidersamtalen skal knyttes til USITs ?rsplaner.
• Det anbefales ikke ? diskutere l?nn under medarbeidersamtalen, men ansatte har rett til en ?rlig l?nnssamtale. Om temaet kommer opp, kan det v?re greit ? heller sette av tid til en l?nnssamtale senere om medarbeideren ?nsker det.
• Leder skal s?rge for at siste ark av skjemaet for medarbeidersamtalen, oppf?lgings- og utviklingsplan (word), undertegnes og at medarbeideren f?r en kopi. Leder skal oppbevare hele skjemaet som ble brukt, slik at det kan brukes som grunnlag for og forberedelser til neste samtale.
• N?r leder skal tilby medarbeiderne medarbeidersamtale, kan f?lgende tekst brukes i e-post som sendes ut. Teksten kan tilpasses. Skjema for medarbeidersamtale (word) kan legges ved e-posten.

Subject: ?rets medarbeidersamtale

Som ansatt p? Universitetet i Oslo har du rett til en ?rlig medarbeidersamtale. Jeg har satt av tid til deg ______. Som forberedelse kan du se over oppf?lgings- og utviklingsplan fra forrige samtale eller vedlagte skjema som vil bli brukt ved ?rets samtale.

Samtalen skal knyttes til USITs ?rsplaner og de planer og m?l som det er viktig ? prioritere, samt arbeidsmilj?, kompetanseutvikling og andre tema som nevnes i skjemaet.