For ledere med personalansvar ved Institutt for klinisk medisin

Som leder med personalansvar har du ulike oppgaver og ansvarsomr?der du skal ivareta overfor dine ansatte. Denne oversikten er ment som en st?tte til klinikkledere, forskningsledere og avdelingsledere i UiO-linjen, samt fagmilj?ledere ol. ved Klinmed. Under hvert punkt er det f?rt opp tilh?rende rutiner, maler, retningslinjer og lovverk.

St?ttefunksjoner: hvor f?r du hjelp?

I instituttadministrasjonen har du tilgang til ulike st?ttefunksjoner i form av:

Videre finnes supplerende, sentrale?st?ttefunksjoner ved UiO som:

Arbeidsforhold: starte og slutte ved UiO

Introduksjon nyansatte

Ansvaret for introduksjon av nyansatte ligger alltid hos n?rmeste leder. Hjelpemidler for ? planlegge og gjennomf?re introduksjonen finner du p? nettsiden til instituttets introduksjonsprogram.

Instituttet har en egen nettside for nyansatte. Der finner du svar p? sp?rsm?l den ansatte ofte kan ha i oppstartfasen.

Pr?vetid

Nyansatte i staten har seks?m?neders pr?vetid. ? komme godt i gang gjennom god oppl?ring og oppf?lging vil gi b?de den ansatte og arbeidsgiver bedre muligheter for ? kunne oppfylle de gjensidige forventninger.

Les mer?om ditt ansvar som leder i pr?vetiden.

Avgang med pensjon

Se informasjon om ulike typer pensjon og UiO sin pensjonsordning for ansatte som administreres av Statens pensjonskasse.

Fratredelse

Fratredelse fra stilling ved UiO kan gj?res p? flere ulike m?ter, enten gjennom oppsigelse fra arbeidstaker, opph?r av midlertidig tjeneste, fratredelse ved pensjon, oppsigelse og avskjed fra arbeidsgiver. Les mer om fratredelse.

N?r en ansatt d?r

Se informasjon om hva du skal gj?re hvis en av dine ansatte d?r.

Forlenget tilknytning for pensjonist og emeritus

Pensjonister og emeriti som ?nsker ? yte en ul?nnet innsats med relevans for UiOs virksomheten, f?rst og fremst knyttet til forskningsaktivitet, kan tilbys forlenget universitetstilknytning uten ? v?re ansatt. Ved Institutt for klinisk medisin kan dette s?kes om for to ?r av gangen. Les mer om ordningen.

Selvbetjeningsportalen

Selvbetjeningsportalen er et personaladministrativt verkt?y for ledere og ansatte. Alle ansatte m? s?ke om ? f? innvilget ferie og frav?r. Teknisk/administrativt ansatte skal i tillegg registrere arbeidstid.

Som leder henter du ut rapporter og godkjenner ferie- og frav?rs?knader og reiseregninger med mer.

Sykefrav?rsoppf?lging

En viktig rolle som personalleder er ditt ansvar for personlig oppf?lging av ansatte ved sykdom. Dette gjelder uavhengig av sykefrav?rets varighet.

Personlig oppf?lging inneb?rer ? holde l?pende kontakt med den ansatte. Dere skal avklare behov for tilrettelegging, og digital oppf?lging via nav.no. Universitetet har ogs? en egen Enhet for bedriftshelsetjeneste.

Les mer om sykefrav?r:

Ansettelser

Rekruttering i statlige virksomheter medf?rer sterke regel- og lovstyrte prosesser. Mange akt?rer er involvert, og det er viktig at du som ansvarlig leder er kjent med rollene og ansvaret til de ulike akt?rene.

Det er utarbeidet felles retningslinjer for rekruttering ved Universitetet i Oslo. I tillegg finnes retningslinjer for ansettelse og forlengelser ved Det Medisinske fakultet og Institutt for klinisk medisin.

Generelt om ansettelser

Vitenskapelige toppstillinger (Professorat, f?rsteamanuensis m.f.)

For kunngj?ring av vitenskapelig toppstilling skal f?lgende dokumenter sendes inn:

Dokumentasjonen sendes til administrativ koordinator.

Ved behov for direkte ansettelse eller forlengelse av vitenskapelige toppstillingene m? du kontakte enhetens administrativ koordinator.

Mellomvitenskapelige stillinger (Postdoktor, stipendiat, forsker, vit.ass m.f.)

For kunngj?ring om stilling skal f?lgende dokumenter sendes inn:

For direkte ansettelse og forlengelse skal f?lgende dokumenter sendes inn:

Prosessoversikter for ansettelse

Dokumentasjonen sendes til administrativ koordinator.

Teknisk- og administrativ stilling (Avdelingsingeni?r, konsulent med flere)

For kunngj?ring om stilling skal f?lgende dokumenter sendes inn:

For direkte ansettelse og forlengelse skal f?lgende dokumenter sendes inn:

Dokumentasjonen sendes til administrativ koordinator.

L?nn og opprykk

L?nnsforhandlinger og l?nnssamtale

Stillingsopprykk

Ferie og permisjoner

Ferie

  • Alle ansatte har rett og plikt til ? ta ut ferie i den grad de har opptjent feriepenger ved UiO eller fra en tidligere arbeidsgiver. Se UiOs nettside med regelverk om ferie.
  • Som n?rmeste leder er du ansvarlig for ? p?se at de ansatte avvikler sin betalte ferie. Avvikling av ferie skal gj?res i f?lgende rekkef?lge:
    1. Overf?rt ferie
    2. Betalt ferie
    3. Ubetalt ferie
  • Seniordager: Fra fylte 62 ?r f?r statsansatte 8 ekstra fridager per ?r. I tillegg gir UiO arbeidstakere over 62 ?r fire ekstra fridager, slik at det totalt gis 12.fridager per ?r. Disse dagene kommer i tillegg til de ordin?re 5 ferieukene og den ekstra ferieuken ved fylte 60.?r. Les mer om seniordager.

Permisjoner

澳门皇冠体育,皇冠足球比分s- og utdanningstermin

Hensikten med forsknings- og utdanningstermin er ? gi mulighet til sammenhengende forskningsvirksomhet, utvikling av utdanningsvirksomhet og pedagogisk utvikling. Permisjonen skal benyttes til konsentrasjon omkring forskningsprosjekter, faglig fornyelse, utvikling av undervisning, emner og studieprogrammer, arbeid med studiekvalitet eller pedagogisk utvikling.

Utfylt s?knadsskjema sendes til Personalseksjonen ved Institutt for klinisk medisin p? e-post personal@klinmed.uio.no innen oppgitte frister. S?knader innvilges av instituttleder.

Leder- og medarbeidersamtaler

Menneskene er UiOs viktigste ressurs. ? ta godt vare p? v?re medarbeidere er avgj?rende for at vi skal lykkes med v?rt samfunnsoppdrag. Den enkelte leder med personalansvar har ansvar for oppf?lging av egne medarbeidere, bl.a. gjennom regelmessige medarbeidersamtaler.

En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom medarbeider og leder.?Form?let med medarbeidersamtalen er ? skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt arbeidsmilj?.

Ved Institutt for klinisk medisin har vi et s?rlig fokus p? ? synliggj?re UiO i sykehusmilj?ene. Et virkemiddel har v?rt ? tilpasse og videreutvikle medarbeidersamtalene. Tanken er at samtalene skal v?re mer relevante mot prim?roppgavene undervisning og forskning og i den konteksten mange av v?re medarbeidere fungerer i, ofte med to arbeidsgivere. Ved Institutt for klinisk medisin har vi derfor innf?rt egne maler for gjennomf?ring av slike samtaler med vitenskapelig ansatte der vi skiller mellom samtaler mellom leder og underordnet leder, leder og vitenskapelig ansatt, samt leder og stipendiat (ph.d.).

Under finner du lenke til skjema for gjennomf?ring av medarbeidersamtale/ oppf?lgings – og utviklingsplan, samt informasjon om aktuelle kurs for dine ansatte og deg som leder.

Informasjonsdeling om ansatteforhold

Klinmed har rutiner for deling av informasjon om nyansettelser, fratredelser, og stillingsutlysninger i administrasjonen. Rutinene gjelder for administrative ledere med personalansvar.

Nyansettelser

Nyansettelser anses som informasjon som er relevant for hele eller store deler av organisasjonen.

  • N?rmeste leder informerer sine medarbeidere om nyansettelser.
  • I tillegg legger n?rmeste leder ut en melding om nyansettelsen p? administrasjonens Teams-kanal. I de tilfeller der den nyansatte har leder i vitenskapelige linje skal administrasjonssjef informere om nyansettelsen.
    Dette b?r gj?res innen to uker fra den ansatte starter i stillingen sin.
    Meldingen skal inneholde f?lgende informasjon:
    • Navn
    • Seksjon/klinikk/senter
    • Stillingsfunksjon, f.eks. prosjekt?konom, HR-r?dgiver, kommunikasjonsr?dgiver el.
    • Bilde er frivillig. Dette f?lger samme regler som gjelder for bilde p? personprofilen p? nettsiden.

Fratredelser

Fratredelser anses ikke som n?dvendig informasjon for hele organisasjonen og skal derfor ikke informeres om bredt. Dette fordi det kan v?re ulike ?rsaker til at en medarbeider slutter. Det skal derfor ikke legges ut informasjon om fratredelser p? Teams eller sendes ut via e-postlister som favner bredt i organisasjonen.

  • N?rmeste leder informerer sine medarbeidere om fratredelsen, samt ?vrige ansatte som blir ber?rt av fratredelsen. I de tilfeller der den som fratrer stillingen har leder i vitenskapelige linje, skal administrasjonssjef informere om fratredelsen.
  • Den enkelte ansatte bestemmer selv hvilken type informasjon, og til hvem i organisasjonen, hen ?nsker ? informere om fratredelsen til.

Administrative stillingsutlysninger

N?rmeste leder informerer sine medarbeidere om ledige stillinger i sin seksjon, klinikk eller p? sitt senter. Det legges ikke opp til at n?rmeste leder skal informere om dette p? administrasjonens Teams-kanal, da informasjon om stillingsutlysninger er offentlig tilgjengelige.

Lover og regelverk

Samling av lover og regelverk som regulerer arbeidsforholdet til alle ansatte ved UiO, for eksempel?Statsansatteloven, hoved-, tilpasnings- og tariffavtaler samt UiOs l?nns- og personalpolitikk og personalreglement.

Publisert 9. juli 2019 11:39 - Sist endret 7. nov. 2025 13:29
Del p? e-post