Her finner du informasjon over UiOs organisasjonsenheter og organisasjonsnummer, i tillegg til hvordan s?ke om opprettelse, endring eller avslutning av organisasjonsenheter og kostnadssteder.
UiOs l?nns- og personalsystem SAPDF? er autoritativ kilde for UiOs organisasjonsstruktur. Ansvarlig for denne strukturen er Avdeling for organisasjon og personal (OPA).
UIOs regnskapssystem UNIT4, er autorativ kilde for kostnadssteder. Den tekniske knytningen mellom organsasjonsenhet og kostnadssted gj?res i SAPDF? og OrgReg.
Ved sp?rsm?l knyttet til organisasjonsenhet og id, ta kontakt med din lokale personalkonsulent.
Organisasjonsenheter
UiOs organisasjon er bygget opp av organisasjonsenheter. Alle enheter er alts? en organisasjonsenhet, og identifiseres med et unikt ?ttesifret organisasjonid.
Organisasjonsid (dfo_org_id@dfo_sap) som brukes i SAP finner du ved ? logge deg p? OrgReg.
Organisasjonsnummer, D-U-N-S-nummer og PIC-koden for UiO
- UiOs juridisk organisasjonsnummer: 971 035 854
- UiOs D-U-N-S-nummer: 730 373 198
- UiOs PIC-koden: 999975814
Som offentlig virksomhet er UiO tildelt eget organisasjonsnummer i Enhetsregisteret. Alle formelle enheter i UiOs organisasjonsstruktur f?r tildelt en organisasjonsid i SAPDF?.
De ?verste enhetene i organisasjonsstrukturen kalles Personaldelomr?der (PDO). Hvert PDO er en selvstendig juridisk enhet og er registrert i Br?nn?ysundregistrene med egne bedriftsnummer. Se listen over alle underenheter med organisasjonsnummer i Br?nn?ysundregistrene her.
Et D-U-N-S-nummer er en unik, nisifret identifikator for bedrifter, som kan brukes til ? identifisere og spore forretningsinformasjon globalt. PIC-koden for UiO benyttes i s?knader om forskningsfinansiering fra EU (engelsk) og ekstern finansiering av utdanningsprosjekter fra EU (Erasmus+).
Opprettelse, endring eller avslutning av organisasjonsenheter, kostnadssteder (koststeder)
F?r du sender inn en s?knad om opprettelse, endring eller avslutning, se gjennom krav og sjekklister for organisasjonsenheter og kostnadssteder.
St?rre organisatoriske omlegginger er underlagt rammeverket for organisasjonsendringer. Dersom du er usikker eller har sp?rsm?l, finner du relevant kontaktinformasjon her.
Ved endringer i organisasjonsstrukturen skal prosessen involvere de ansatte og tjenestemannsorganisasjonene. Disse prosessene skal dokumenteres og f?lge tjenestevei.
Krav til en organisasjonsenhet
En organisasjonsenhet i SAPDF? skal avspeile UiOs organisasjonsstruktur. Det vil si at en den skal v?re knyttet til en leder og ansatte.
Organisasjonsenhet skal ha f?lgende dataelementer:
- Betegnelse (navn p? enheten): Disse betegnelsene skal angis p? norsk og engelsk.
- Akronym (inntil 10 tegn): skal v?re entydige innenfor egen enhet.
- Kortnavn (inntil 12 tegn): skal v?re entydig innenfor UiO.
- Navn (inntil 40 tegn): blir synlig i SAP.
- Langnavn (inntil 120 tegn): offisielt navn som blir synlig blant annet i Orgreg og p? nettsidene.
- Hovedkoststed: (Inneholder 8 tegn) I utgangspunktet det kostnadsstedet som alle HR-kostnader f?res p? (l?nn og reiser). Alle stillinger som legges inn p? organisasjonsenheten knyttes til dette koststedet er det som vises som metadata i oppslag p? Infotype 1 i SAP og flere rapporter.
- ?n bes?ks- og én postadresse: Det er ikke mulig ? ha flere adresser knyttet til en organisasjonsenhet.
Informasjon om kontaktpunkter:
- Telefon: til resepsjon eller lignende
- E-post: felles postmottak for enheten
- URL: for enheten
I tillegg kan organisasjonsenheten v?re et arkivsted i Elements, og dette angis ved opprettelsen av organisasjonsenheten.
?
Krav til et kostnadssted
Et kostnadssted i UNIT4
Kostnadssted definerer hvilken enhet i organisasjonen transaksjonen tilordnes. Det best?r av ?tte siffer, og har en hierarkisk oppbygging som angir niv?et i organisasjonen.
Kostnadssted brukes i hovedsak til intern rapportering og viser hvilket sted inntekter og kostnader tilordnes. Dimensjonsverdien p? ?tte siffer tilsvarer det laveste niv?et i koststedsstrukturen.
Kostnadssted skal ha f?lgende dataelementer:
- Beskrivelse: (inntil 120 tegn = langnavn) navn p? kostnadssted og langnavn for organisasjonsenhet skal samsvare.
- Leveringsadresse
- Knyttes til en eksisterende organisasjonsenhet som prim?rt eller sekund?rt kostnadssted.
Sjekklister ved avslutning av kostnadsteder
F?r et kostnadssted kan stenges er det visse trinn som m? v?re utf?rt. Vi ber deg se gjennom f?lgende sjekklister under og s?rge for at alt er utf?rt. Du er selv ansvarlig for at ikke noe stopper opp i systemene i etterkant.
Alle aktuelle kontrollrapporter for form?let i Unit4 ligger i mappen ?Avslutning av koststeder? under UIO Publiserte rapporter.
Bekreft utf?rte kontroller i nettskjemaet n?r du sender inn s?knaden.
Sjekkliste for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)
Delen om eierkoststed m? gj?res f?r delen om prosjektsaldoer.
Eierkoststed:
- Enheten tar ut rapport “Prosjekt- og delprosjektinformasjon” for ? se etter aktive BOA-prosjekter med det aktuelle eierstedet.
- Enhet oppdater eierkoststed dersom man finner prosjekter hvor dette m? gj?res.
Prosjektsaldoer:
Overforbruk og balanse m? omposteres fra gammelt til nytt koststed dersom dette er aktuelt. Dette m? gj?res minst en dag etter at eierkoststedet er endret.
- Enhet tar ut rapportene "Avslutning koststed BOA resultat" og "Avslutning koststed BOA balanse"
- Eventuelt overforbruk omposteres med riktig kronebel?p, p? den kostnadskontoen hvor overforbruket har oppst?tt.?
Prosjektbudsjett:
- Enhet tar ut rapporten "Avslutning koststed BOA budsjett" og kartlegger fremtidige BOAPRO-transaksjoner p? ber?rt koststed
- Enhet endrer koststed manuelt p? ber?rte transaksjoner.
Sjekkliste for Anlegg
For en smidig avslutning av koststeder mht. anlegg skal enheten ha avklart p? forh?nd hvilke anlegg som er aktive og m? flyttes og hvilke anlegg som kan kasseres ut.
Se dokumentasjon p? rutinene her.
- Enheten tar ut rapport i Tableau: "Anlegg detaljer" p? sitt koststed. Denne sp?rringen viser saldo p? anlegg p? koststed. Aktive anlegg med saldo 0 m? ogs? flyttes.
- Enheten vurderer hvilke anlegg som skal flyttes
- Enheten sender inn anleggsskjema i Unit4 for anlegg som skal flyttes
- ?VA sentralt utf?rer ?nsket endring
Sjekkliste for Regnskap
Enhet utf?rer en enkelt sp?rring p? kontoniv? for ? sjekke om det finnes kostnadsperiodiseringer frem i tid p? koststedet.?
Dersom slike periodiseringer finnes, m? de som ligger p? balansen p? det gamle koststedet flyttes og nullstilles mot det nye koststedet.
Sjekkliste for Behov til betaling (BtB)
N?r koststedet er inaktivert/sperret s? vil det ikke lenger v?re mulig ? gj?re varemottak p? innkj?psordrer som er kontert mot dette kostnadsstedet.
F?r varemottak kan gj?res, m? kostnadssted/koststedet p? innkj?psordren endres. Se veiledning p? hvordan endre kostnadssted p? innkj?psordre her.?
Faktura p? flyt:
- Sjekk at det ikke ligger fakturaer p? flyt p? koststedet som skal legges ned ved ? kj?re rapport i UNIT4: ‘Innkj?p’ – ‘Faktura, innkj?p’ – ‘Sp?rring’ – ‘Sp?rring arbeidsflyt – inng?ende faktura’.
- Legg inn koststed som skal legges ned i feltet ‘Dim 1, og sjekk at kun ‘Aktiv’ er huket av. Trykk ‘S?k’.
- Hvis du ikke f?r treff, kan du bekrefte dette i sjekklisten under.
- Hvis du f?r treff p? koststedet, m? faktura(ene) behandles ferdig og bli bokf?rt. Utf?r s? sp?rringen p? nytt for ? v?re sikker p? at det ikke ligger ubehandlede fakturaer p? koststedet.
?pne rekvisisjoner og innkj?psordre:
- Sjekk om det finnes foresp?rsler p? flyt
- Eventuelle foresp?rsler p? flyt m? avsluttes
- Oppdater til nytt koststed p? eventuelle innkj?psordrer som er bestilt p? gammelt koststed, men som enda ikke er mottatt / fakturert.
- Varemottak etter endring av koststed: Hvis koststed p? ordre ikke er mulig ? endre/er endret, m? ordrenummer kobles fra faktura og faktura behandles som leverand?rfaktura. Oppgi riktig koststed ved avvisning til Regnskap.
Objekter for periodisk faktura p? flyt:
- Oppdater objekt og send p? ny godkjenning til riktig koststed
- Eventuelt: Steng eksisterende objekt og lag nytt p? riktig koststed
Fakturaer i ventetabell:
- Kj?r rapport "Faktura i p?vente av varemottak" i Unit4 for ? se om aktuelle rekvirenter har fakturaer liggende
- Hvis ja m? disse behandles f?r denne bestillingen sendes inn.
Send inn en s?knad
For bestilling send inn nettskjema for vedlikehold av organisasjonsenheter og kostnadssteder her. Dette felles nettskjemaet kan benyttes til:
- S?knad om opprettelse, endring eller avslutning av organisasjonsenhet.
- S?knad om ? opprette, endre eller avslutte kostnadssteder.
Merk: S?knad m? sendes inn i god tid f?r den er forventet ? v?re aktiv.
Har du sp?rsm?l ang?ende oppsett av systemer i forbindelse med organisatoriske endringer, ta kontakt med oss p? brukerst?tte ?konomi.
?