Veiledninger – TendSign

Bruk CTRL+F for ? ?pne s?kevindu. Du kan da s?ke p? stikkord i alle sakene som er registrert her.

Tema

Anskaffelser

Bytte administrator?

Det er kun en bruker med administrator-rettigheter?eller eier av saken som kan bytte administrator?i sin egen anskaffelse. For ? bytte eier m? den nye eieren v?re en del av gruppen "Ansvarlige brukere".

G? til ?Opprett grupper? i venstremenyen og velg gruppen ?Ansvarlige brukere?. Legg til navnet til den nye eieren?i denne gruppen:

G? s? til avtalens startside og bytt administrator?her.

Dele foresp?rsel og maler med andre eksterne brukere

Se Hvordan dele foresp?rsler

Fjerne svar fra "Sp?rsm?l og svar"

Dersom du ved en?feil har publisert?et u?nsket svar, eller ?nsker ? omformulere / endre svaret, gj?res dette ved ? sende en e-post til TendSign Support (support.tendsign@mercell.com).

Det er ikke mulig ? endre et publisert svar p? egen h?nd.

Minikonkurranser

Se veiledningen for opprettelse av minikonkurranser.?

Opprette rammeavtalegrupper

Se veiledningen for opprettelse av en rammeavtalegruppe

Laste opp dokumenter til anskaffelser

Se Hvordan legge til dokumenter p? sak

Utsending av e-post med sensitiv informasjon

Epost er i utgangspunktet ingen sikker m?te ? sende informasjon p?. Dersom man skal sende ut sensitiv informasjon (som tilbudsfiler eller kontraktsinformasjon) til ansatte p? UiO utenfor Seksjon for innkj?p, m? man s?rge for at informasjonen ikke kommer p? avveie. Det finnes to m?ter ? gj?re dette p?; det ene er ? sette en enkel sikkerhetssperre p? selve eposten. Det andre er ? kryptere de enkelte vedleggene.?

Se veiledning til begge metoder?

Opprettelse av?gjestebruker

For ? opprette gjestebrukere ta kontakt med en systemadministrator ved ? sende epost til is-kgvkas@admin.uio.no.?

Gjestebrukere skal ikke legges i gruppen "Ansvarlige p? anskaffelsen", men det skal opprettes separat(e) gruppe(r) der gjestebruker legges inn. Dersom du ikke setter inn sluttdato for n?r gjestebrukerne i gruppen skal ha tilgang, m? du huske ? fjerne tilgangen n?r anskaffelsen er sluttf?rt. Gi s? beskjed til ovennevnte epost-adresse, slik at gjesteprofilen kan inaktiveres.

Forslag til tekst til gjestebruker: ?Du har n? f?tt tilgang til sak ANSK-xx-yyyy i TendSign. Logg inn via lenke p? for-ansatte-siden. "TendSign" ikonet skal ligge p? listen under "Verkt?y og tjenester" p? din "For ansatte" siden. N?r du har kommet inn i TendSign, velger du "Anskaffelser" og deretter saksbehandler i filteret "Administrator". Det er ikke n?dvendig ? velge en bestemt dato men du m? klikke "P?g?r" for at?anskaffelsen skal komme opp. Ta kontakt om noe er uklart?.

Redigering i ESPD-skjema

Det er mulig ? redigere/slette deler av ESPD skjema. Om noen andre skal gj?re det i en sak m? avtaleansvarlige gi tilgang f?rst. Det er ikke mulig ? endre skjema etter publisering.

Det strukturerte ESPD-dokumentet ikke er godt egnet hvis det er flere leverand?rer som skal levere ESPD i samme tilbud (f.eks. underleverand?rer) da det kun er mulig for én leverand?r ? fylle ut og levere det strukturerte ESPD-dokumentet.?

e-Bevis

e-Bevis er en tjeneste som leveres av Altinn/Digitaliseringsdirektoratet. Tjenesten gj?r det mulig for brukere ? hente fram dokumentasjon om leverand?rer som deltar i et anbud. Den brukes for ? bevise at informasjonen oppgitt i for eksempel EHF eller ESPD-skjema er korrekt.

I lenken under kan du lese med om e-Bevis og integrasjonen mellom TendSign og e-Bevis.

Brukerdokumentasjon?

Slette anskaffelse/foresp?rsel

Hvis du har behov for ? slette en anskaffelse pga. duplikat, test?eller andre ?rsaker, kan du gj?re dette selv. Det gj?r du ved ? g? til "Anskaffelser" p? verkt?ylinjen ?verst p??siden. Da f?r du opp en liste over dine anskaffelser.

Du sletter ved ? trykke p? s?ppelb?tten ved anskaffelsen helt til h?yre i tabellen. Merk at det er kun avtaleeier som kan slette en anskaffelse og er den publisert, er det ikke mulig ? slette denne. Det er heller ikke mulig ? avpublisere en anskaffelse i etterkant. Dette gj?res kun ved avlysning av konkurranser. Avlyste konkurranser skal ikke slettes, men?beholdes i systemet av hensyn til historikken.?

Standard - Utfylling av felter ved opprettelse av foresp?rsel

Se standardiseringsdokument

Kvalitetssikring av foresp?rsler - metadata og status

Se veiledning for ? hente rapport som st?tte for arbeidet.

Skjule vekting for leverand?rene

P? anskaffelsens f?rste side i h?yre nederste hj?rne under ?Innstillinger for anskaffelsen? finnes det et alternativ for ? skjule vekting for leverand?rene som kan hukes av.

Sp?rsm?l og svar-funksjonen?

Se funksjon for opprettelse av sp?rsm?l eller melding til leverand?rene

Avlyse konkurranse

Dersom en konkurranse m? avlyses, for eksempel p? grunn av manglende tilbud: G? til anskaffelsens startside, skriv inn en begrunnelse for avlysning i feltet ?Notater for denne anskaffelsen? og trykk knappen ?Avlys anskaffelsen?.

Opprette frittst?ende kunngj?ringer

Se veiledning for hvordan du oppretter frittst?ende kunngj?ringer. NB: L?sningen for frittst?ende kunngj?ringer og bruk av eForms er under utvikling av DF?. Det m? derfor forventes at denne veiledningen vil komme i nye versjoner.?

Denne veiledningen er spesifikt utarbeidet for intensjonskunngj?ring, selv om l?sningen for Frittst?ende kunngj?ring kan benyttes til felere. Ved behov for markedsunders?kelse er det derfor best ? bruke RFI-funksjonen i TendSign.

Intensjons- og veiledende kunngj?ringer?

F?lg stegene her for veiledning knyttet til opprettelse av en intensjonskunngj?ring.

Veiledning for arkivering med bruk av robot

Se veiledningsdokumentet?

Signering av tildelingsbrev i arkiveringssystemet?

Se veiledningsdokumentet?

Leverand?rer

E-l?ring for engelske tilbydere

https://www.youtube.com/watch?v=NqraplLEbvU

Det er ikke mulig for eksterne personer ? logge seg p? video-lenken via denne siden, s? lenken til oppl?ringsfilmen over m? sendes til tilbydere p? e-post.?

Endre leverand?rinformasjon

Det er kun leverand?ren som kan oppdatere informasjonen knyttet til sin virksomhet. Leverand?rer kan ta kontakt med TendSign-support p? epost for bistand (support.tendsign@mercell.com).?

S?ke i leverand?rregisteret

?Leverand?rer? gir oversikt over de leverand?rene du sist har brukt.

?S?k virksomhetens leverand?rer? gir oversikt over UiOs leverand?rer.?

?S?k felles leverand?rregister? gir tilgang til et felles leverand?r-register administrert av TendSign. Du kan legge til leverand?rer fra dette registret til UiOs register ved ? velge ?Legg til i leverand?rregisteret?.?

Sende invitasjon til leverand?r

Klikk p? "Prosess" i venstre meny og klikk p? fanen "Kunngj?r". Deretter klikker du p? "Informer direkte" og under ?E-postliste over mottakere? kan du sende invitasjon til interessenter. Dette er kun mulig for anskaffelser under terskelverdi.?

P?logging for leverand?rer

Klikk p? "Prosess" i venstre meny og klikk s? p? fanen "Kunngj?r" som du finner i toppmenyen. Deretter klikker du p? "Informer direkte Leverand?rer som skal levere tilbud og lurer p? hvor de skal logge p? er svaret: tendsign.no

Der kan de opprette en gratis-konto for ? levere tilbud.

Hvilke dokumenter er levert med tilbudet

Det vil kunne oppst? situasjoner hvor en tilbyder hevder ? ha lastet opp dokumenter / bilag med tilbudet som i etterh?nd viser seg ? mangle.

Dersom du kontakter TendSign Support vil du kunne f? tilsendt en kopi av den systemgenererte e-posten som tilbyder mottar ved innsendelse. Her vil alle innsendte bilag v?re listet opp.

Det er da mulig i etterh?nd ? merke anskaffelsen for komplettering, slik at manglende dokumenter/bilag kan lastes opp i etterh?nd. Merk at tillatelsen til ? komplettere tilbud vil variere fra anskaffelse til anskaffelse og m? vurderes av anskaffelsesr?dgiveren i hvert tilfelle.?

Sende masseutsendelse til leverand?r

Feltet ?Type masseutsendelse? brukes til ? kategorisere meldingene for at det skal v?re enklere for anskaffelsesr?dgiver ? skille ulike utsendelser fra hverandre. Hva som velges her gir ingen systemtekniske konsekvenser og vil ikke vises for leverand?r.?

Opprette kontaktperson for leverand?r?

Denne veiledningen gjelder dersom det er behov for ? registrere nye kontaktpersoner som ikke allerede ligger registrert p? leverand?ren i TendSign.

Se?fremgangsm?ten oppdragsgiveren eller leverand?ren kan endre kontaktperson for virksomheten.?

Avtaler

Viktig om publisering av avtale

Det er meget viktig at avtaler publiseres i TendSign for at avtalene skal f? riktig status. Her f?lger en veiledning med forklaringer.

Nye avtaler.?
N?r du er i avtaleprosessen m? du trykke valget for publisering av avtale. Dersom dette ikke skjer vil avtalen f? feil status og tilh?rende funksjonalitet blir redusert.
Dersom du mener at avtalen ikke skal v?re synlig i avtalekatalogen m? du eventuelt avpublisere den etter publisering.

G? til ?Publiser / Publiser? og trykk feltet ?Publiser avtalen? og trykk ?Neste trinn?:

Dersom du ikke ?nsker at avtalen skal v?re synlig i avtalekatalogen g? tilbake til dette vinduet, fjern avkryssingen i ?Publiser avtalen?.
?

Forlengelse av avtale
Dersom en avtale forlenges utover opprinnelig dato m? den ogs? publiseres p? nytt. Dersom dette ikke gj?res vil ikke systemet oppfatte at det er lagt inn en forlengelse, og avtalen vil f? status ?Lukket?. For ? forlenge en avtale, legg inn ny sluttdato og avtaleforlengelse og publiser p? nytt som beskrevet over.
Eksemplet under viser en avtale som p?g?r i f?lge til/fra-dato, men som har feil status, dvs. "Lukket" pga. manglende publisering.

Finne frem til avtaler?

Du kan enkelt finne frem til dine egne avtaler ved ? g? til "Avtaler" i ?verste meny. Husk?at du m? velge "p?g?r" alternativet, ellers vises ikke alle avtalene.?

Standard - Utfylling av felter ved opprettelse av avtaler

Se standardiseringsdokument

Kvalitetssikring av avtaler - metadata og status

Se veiledning for ? hente rapport som st?tte for arbeidet.

Tabell i avtalekatalogen

Det er ikke mulig ? lage en tabell (prismatrise) i avtalekatalogen under ?Flere avtaleopplysninger?. Alternativt kan tabellen opprettes i et dokument som publiseres og i avtaleopplysningene kan det henvises det til dette dokumentet.

Vedlegg i avtalekatalogen?

Merk at det er forskjell mellom "Offentlige dokumenter" og "Interne dokumenter" i avtalefunksjonen i TendSign. Dokumenter som for eks. prismatriser eller bruksanvisninger skal lastes opp som offentlige dokumenter dersom de skal vises i katalogen.

Dersom du ikke vil at dokumenter skal vises i avtalekatalogen m? du laste dem opp som interne dokumenter!??

Legge til kontaktpersoner for avtale

Se Hvordan man legger til personer i en avtale.?

Gjeldende avtaletyper

Avtaletype TendSign	Avtaletype UiO (Egne felter)
Avropsavtal	Minikonkurranse p? eksisterende avtale
Avtale	Avtale om enkeltkj?p Direkteanskaffelse (enkeltkj?p) Abonnement Leasingavtale Leieavtale Service- og vedlikeholdsavtale
Avtale om enkeltkj?p etter Forskriftens del I	Avtale om enkeltkj?p (mellom del I og II-terskel)
LOV-avtale	Spesiell svensk avtaletype som ikke skal benyttes av oss
Rammeavtale (riktig type rammeavtale velges under egne felter i avtalemodulen ?Avtaletype 2?)	Rammeavtale Konsortieavtale Driftsavtale Service- og vedlikeholdsavtale
Samarbeidsavtale	Herunder legges kun reelle 澳门皇冠体育,皇冠足球比分savtaler som er unntatt FOA/LOA, eks. FOU-prosjekt

Besvare en kommentar fra avtalekatalogen

I avtalekatalogen til TendSign er det mulig ? sende inn kommentarer til avtalene – p? samme m?te som i den tidligere katalogen.

Du som avtaleeier vil f? et varsel p? e-post om at det har kommet inn en kommentar, samt at det vil fremkomme p? ?Min startside?:

Trykk p? denne linken og du blir sendt til dette bildet:

Trykk p? denne linken, s? ?Legg inn kommentarer? til du kommer inn i dette bilde hvor du kan besvare innsender:

Velg ?Type kommentar?, skriv inn din tilbakemelding og trykk ?Lagre kommentar? for ? sende ditt svar.
Alle innkommende kommentarer og sendte svar vil ligge under oversikten ?Avtaleoppf?lging?.

Oppdatering av avtalen i avtalekatalogen

Avtalekatalogen i TendSign oppdateres ikke on-line, s? dersom du gj?r en endring p? en avtale i TendSign vil endringen i katalogen p? UiOs sider ikke v?re synlig f?r etter ca. 20 minutter.

Dersom du har behov for ? se endringen umiddelbart i avtalekatalogen, er det mulig ? avpublisere og publisere avtalen p? nytt. Da vil dataene overf?res on-line og bli umiddelbart synlige i katalogen.

Publisering av kontaktperson for avtalen

N?r man overtar som kontaktperson for en p?g?ende publisert avtale vil ikke avtalen automatisk oppdateres med den nye kontaktpersonen. For ? f? til dette m? f?lgende gj?res:

S?k opp den aktuelle avtalen, og g? til bildet ?Avtalens enkeltpersoner?

Bildet kan inneholde: bl?, rektangel, font, parallell, triangel.

Bruk knappene under ?Endre? og huk vekk den gamle administratoren, og huk av for den nye administratoren. Se eksempel under. Det er den nye administratoren som skal ha verdien ?Ja? under kolonnen ?Publiser?.

N?r dette er gjennomf?rt m? avtalen republiseres ved ? g? inn i Avtaleprosessen og klikke bort avhukingen, trykke ?Neste trinn? for s? ? g? tilbake for ? huke av ?Publiser avtalen? og trykke ?Neste trinn? p? nytt. Dette vil tvinge gjennom en raskere publisering.