Betalingsinformasjon for utenlandske leverand?rer
- All n?dvendig betalingsinformasjon skal v?re p?f?rt fakturaen og/eller betalingsdokumentet som leverand?r har utstedt.
- Utenlandske leverand?rer b?r alltid oppfordres til ? p?se at all n?dvendig informasjon er p?f?rt fakturaen.
- Vi registrerer ikke bankopplysninger basert p? informasjon oppgitt i fakturahistorikk eller per epost.
- Hvis du skal overf?re penger til utlandet, og ikke mottar faktura fra leverand?r, m? du f?lge rutinen for utbetalinger uten faktura: Opprette utbetalingsanmodning.
Merk: Skjemaet m? fylles ut med all relevant betalingsinformasjon, jamf?r sjekklisten under. Det m? ogs? legges ved dokumentasjon som p? en betryggende m?te sannsynliggj?r at bankopplysningene som er fylt inn i er korrekte. Dette kan for eksempel v?re brevhode, bekreftelse fra bank eller kopi av hodeinformasjonen p? kontoutskriften. Bankopplysninger som er oppgitt i e-post vil ikke v?re god nok dokumentasjon alene.
Kontroll og verifisering av bankopplysninger fra utenlandske leverand?rer
Kunnskapsdepartementet har sendt ut informasjon til sine underliggende virksomheter om at det er avdekket flere fors?k p? fakturasvindel mot universitets- og h?gskolesektoren. Avdeling for ?konomi- og virksomhetsstyring (?VA) ved UiO innf?rer som f?lge av dette en ny kontroll ved endring av bankopplysninger p? utenlandske leverand?rer.
Hvis UiO mottar en faktura med endrede bankopplysninger fra en utenlandsk leverand?r tar Seksjon for regnskap kontakt med enheten som skal godkjenne fakturaen i Unit4. Attestant eller godkjenner ved enheten bes kontakte leverand?ren p? e-post og be den skriftlig bekrefte eller avkrefte de nye bankopplysningene som er oppgitt p? fakturaen.
V?r oppmerksom p? at kontaktinformasjonen som er oppgitt p? fakturaen kan v?re manipulert dersom det faktisk er snakk om et svindelfors?k. Enheten m? derfor benytte kontaktinformasjon de har benyttet tidligere og vet at tilh?rer den aktuelle leverand?ren, eller bruke kontaktinformasjon som foreligger p? leverand?rens offisielle hjemmeside.
Sjekkliste betalingsinformasjon
Europa
Alle leverand?rer m? oppgi IBAN - kontonummer og BIC - kode som identifiserer banken. Etter en st?rre omlegging til felles kontosystem i EU, g?r betalinger i EU som regel meget greit og i l?pet av en arbeidsdag.
USA
Alle leverand?rer m? oppgi FedWire, ABA eller Routing number for sin bankforbindelse, i tillegg til sitt kontonummer. Merk at det ofte oppst?r utfordringer knyttet til betalinger til USA, og forsinkelser m? p?regnes.
?vrig verden
Alle leverand?rer m? oppgi enten SWIFT-kode, transit-code, institution code eller annen kode som identifiserer banken, i tillegg til sitt kontonummer.
Betalinger som utf?res i USD samt betalinger i forskjellige valutaer til land utenfor EU vil som oftest ta lengre tid, grunnet landspesifikke forhold.
Ved betalinger til utlandet f?lger UiO sanksjonsordninger som innf?res av myndigheter og banker. Ta gjerne kontakt for detaljer (bankkvittering@admin.uio.no).
Gjennomf?ring av betalinger
Utenlandske betalinger gjennomf?res med samme hyppighet som innenlandske betalinger: hver tirsdag og torsdag.
Sjekkbetaling
UiO foretar ikke lenger utbetaling med sjekk og tar ikke heller imot utenlandske sjekker.
Retur av betalingsoppdrag til utlandet
Selv om all betalingsinformasjon tilsynelatende er korrekt n?r betalingsoppdraget sendes til banken, hender det ofte at bel?pet kommer i retur. Det kan g? helt opptil en uke og i noen tilfeller mer etter at bel?pet ble overf?rt, f?r det kommer i retur. N?r et bel?p kommer i retur tilbakef?res kostnaden p? samme kontostreng som den ble belastet. S? snart vi f?r oppdatert betalingsinformasjon fra enheten som har bestilt og/eller leverand?ren, overf?res bel?pet p? nytt.
De vanligste grunnene til retur av oppdrag er:
1. Ikke samsvar mellom bankkonto og kontonavn (dvs kontoeier)
Mange utenlandske banker har krav om at mottakernavnet og navnet p? kontoinnehaver er identisk for ? godskrive mottakers konto.
2. Ugyldig bankkonto/IBAN eller SWIFT er oppgitt
Det kan st? angitt feil kontonummer/IBAN eller SWIFT p? faktura eller feil kontoinformasjon er registrert p? leverand?ren.
3. Problemer knyttet til veksling av valuta
Enkelte banker kan sende tilbake bel?p, dersom de er overf?rt i en valuta som de ikke aksepterer. Dette kan ofte v?re tilfelle med mindre valutaer, som for eksempel NOK. F?lgelig vil det v?re en fordel ? alltid inng? avtaler i det lokale landets valuta, eller i en av de store verdensvalutaene, som USD eller EUR. Det vil ofte v?re utfordrende ? sende NOK til utlandet, og det anbefales p? generelt grunnlag ikke. Hvis veksling unng?s s? langt det er mulig, vil det ogs? v?re mindre risiko for at det sendte bel?p reduseres med vekslingsgebyrer.