Fakturabehandling

Prinsipper for fakturabehandling

Hovedregel

• UiO skal som hovedregel behandle fakturaer innenfor forfallsdato, s? lenge varer og tjenester er mottatt i henhold til faktura
• Inkludert i behandlingen ligger alle stegene som fakturaen skal gjennom. Innkj?per b?r med andre ord behandle fakturaene s? fort som mulig slik at fakturaflytoppf?lger og  Kostnadsgodkjenner (BDM) ogs? f?r tid til behandling av fakturaen. Kostnadsgodkjenner b?r behandle fakturaer til godkjenning s? raskt som mulig og b?r derfor logge inn i UNIT4 daglig, helst flere ganger daglig
• Etterkontroll kan sl? inn etter godkjenning, og medf?rer ekstra behandlingstid

Prioritering

• Det er forfallsdato som skal styre prioriteten i fakturabehandlingen (fakturaer leses inn med ulike forfallsdatoer, fra 0-30+ dager)
• N?r b?r varemottaket gj?res:
  • F?r du e-postvarsel om manglende varemottak for en eller flere ordrer (gjelder fakturaer knyttet til innkj?psordrer), har faktura for ordren(e) kommet. Faktura er da synlig i bildet Varemottak. For raskest og best mulig fakturabehandling anbefales det ? gj?re varemottak n?r du har mottatt denne e-posten hvis vare/tjeneste er levert, selv om den ikke er tilgjengelig i oppgavelisten enda (fakturaen ligger n? i ventetabell* i inntil 7 dager f?r de blir tilgjengelige i oppgavelisten) 
    • Den som utf?rer varemottaket, kan korrigere avvik mellom ordre og fakturalinjer og bilaget blir oppdatert med endringer du gj?r
  • En del fakturaer g?r direkte forbi ventetabell og rett til manglende varemottak, for eksempel ved 100% riktig linjematch. Ekstra linjer du legger til i varemottaket vil ikke bli oppdatert p? bilaget, med mindre faktura er kontert mot konto 9992. Oppgaven ¡®Manglende varemottak¡¯ er personlig og m? behandles av deg om du ikke videresender den til en annen bruker. Varemottaket m? da utf?res fra oppgaven ¡®Manglende varemottak¡¯, og ikke direkte i bildet varemottak
  • Det anbefales ikke ? utf?re varemottak uten ? kunne se faktura
    • Ved avvik p? ordre/fakturalinjer m? oppgaven i slike tilfeller ofte innom sentral rolle for manuell behandling f?r priskontroll/attestasjon
• Innkj?per skal bruke oppgavelisten i UNIT4 til daglig prioritering av fakturaer
  • Det er viktig ? ha med i tidsberegningen at etter attestasjon skal faktura fortsatt gjennom flere steg
• Seinest 10 dager f?r forfallsdato der det er teknisk mulig skal faktura v?re ferdig behandlet, attestert og g?tt videre p? arbeidsflyt til kostnadsgodkjenner
• Alle fakturaer med st?rre bel?p (NOK bel?p over 100.000) i oppgavelisten m? f?lges ekstra opp. Behandles ikke disse i tide kan de medf?re h?ye rentebel?p
• Der det er mulig ? bruke ?Parker?-funksjonaliteten, skal faktura parkeres dersom den av ulike ?rsaker ikke skal behandles. Det skal da legges inn kommentar om ?rsak.

*Ventetabell er der faktura blir liggende og vente p? varemottak. N?r faktura ligger i ventetabellen kan varemottaket gj?res av flere. Vi anbefaler ? behandle fakturaene mens de ligger i ventertrinn. Fakturaene ligger 7 dager i ventetrinn. N?r varemottak ikke er utf?rt innen 7 dager m? faktuaren manuelt behandles fra sentralt fakturamotak f?r oppgaven "Manglende varemottak" kan genereres. Dette medf?rer lenger behandlingstid..

V?r oppmerksom p?

• Husk at etterkontroll kan sl? inn etter godkjenning, og kan medf?re ekstra behandlingstid
• Knappen 'Informer' b?r ikke brukes, hverken i dialog med kostnadsgodkjenner eller andre roller da mottaker ikke f?r varsel
• Kontering og attestasjon utf?res etter gjeldende regler, med eventuell kommentar til kostnadsgodkjenner om ? sjekke kontering n?ye dersom det er knyttet usikkerhet til noe
• Oversikt over dimensjonene i kontostrengen: Kodeverk og skjemaer - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
• Overf?ring til bank (remittering) gj?res tirsdager og torsdager (hver uke)
• Utbetaling til leverand?r skjer p? forfallsdato hvis faktura er remittert i tide