Kurs?eller konferanse?
N?rmere om vurderinger om et arrangement?kan regnes som?kurs (unntatt MVA) eller konferanse (MVA-pliktig) - se kurs og konferanser.
Prisfastsettelse
Konferanser skal v?re fullfinansiert av eksterne midler. Det er derfor ikke anledning ? budsjettere med egenandel for ? kunne tilby lavere pris til deltakeren.
Kunnskapsdepartementets veiledende tabell til BOA-reglementet definerer konferanseavgift som ?andre inntekter – salgsinntekter?. Videre f?lger det av tabellen at;
?for salg skal kunden(e) dekke alle direkte og indirekte kostnader som aktiviteten f?rer med seg og det skal beregnes en rimelig fortjeneste, jfr. E?S-regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig st?tte?.
Deltagerbetaling for konferanser skal ikke prosjektstyres i henhold til BOA-reglementet men f?res som salgsinntekt i bevilgnings?konomien.
Konferanser kan ogs? arrangeres med delvis finansiering i form av tilskudd fra annen virksomhet, uten motytelse. Dette tilskuddet skal da h?ndteres som et bidragsprosjekt, men dette p?virker ikke avgiftsplikten og prisfastsettelsen/mulighet for egenandel for konferanseaktiviteten isolert sett. Budsjettmalen h?ndterer konferansen som en isolert aktivitet.
Hvis en konferanse gjennomf?res p? bestilling av en annen virksomhet, som betaler for dette, blir det derimot et "oppdrag" i hht BOA.
Eksterne tilskudd til konferansen
En konferanse kan alts? motta tilskudd slik at pris til deltaker blir lavere. Her m? det skilles mellom rene en-veis-tilskudd, typisk fra NFR eller fra et departement, og andre tilskudd. Bare n?r tilskuddet er uten motytelse fra UiO er tilskuddet avgiftsfritt. Andre tilskudd hvor tilskuddsgiver eksempelvis mottar et visst antall gratisplasser, skal faktureres med p?slag av MVA. Det samme gjelder for sponsorinntekter. Sponsing av konferanser medf?rer ofte at sponsor gis anledning til ? eksponere seg p? konferansen, f.eks. med egne stands eller bannere med logo. Dermed blir sponsormidlene i realiteten en betaling for en ?reklametjeneste? som ogs? er avgiftspliktig.
Fradragsrett p? kostnader til konferansen
Fradragsretten er for UiO begrenset til varer og tjenester som selges videre. Det?betyr at det ikke er et en-til-en-forhold mellom?den MVA som kreves inn p? inntekter?og retten til fradrag for MVA p? utgifter.
Det er f.eks. fradragsrett for inng?ende MVA p? rekvisita og hand-outs som leveres deltakere. Eksterne foredragsholdere eller speakere som fakturerer med MVA kan ogs? gi fradragsrett. Unntaket er hvis det ogs? er interne ikke-betalende deltakere. Hvis denne andelen overskrider 5 % av totalt antall deltakere er det ikke fradragsrett for denne utgiften. Grunnen til det er at UiO ikke kan gj?re et forholdsmessig fradrag for MVA. Enten selges foredragsholderens innhold direkte videre til betalende deltakere eller s? er det kun et delvis videresalg som ikke gir rett til fradrag for MVA.
Leie av lokaler en type kostnad som ikke selges videre og derfor heller?ikke gir rett til fradrag for MVA.
Budsjettmalen under h?ndterer fradragsretten som om konferansen har mer enn 5% UiO-interne deltakere.
3. parts-leveranser
Andre leveranser som gj?res i forbindelse med konferanser er ofte hotellovernatting, bespisning, guidede turer, konserter ol.
Disse utgiftene er det ikke mulig ? f?re fradrag for MVA p?, siden slike anskaffelser ikke er direkte relatert til selve konferansearrangementet.
I tilfeller hvor universitetet gj?r utlegg for hotellovernatting, bespisning og guidede turer og lignende skal disse utgiftene i stedet kreves tilbake fra deltakerne uten ekstra p?slag av MVA.
Eks. UiO betaler regningen for 3.parts-leveransene (inkl. MVA) og krever utlegget i sin helhet tilbake fra deltakerne, uten ekstra p?slag av MVA.
Det er ikke anledning til ? budsjettere med noe overskudd p? slike utlegg. Derimot kan eksterne tilskudd ogs? her nedskrive det bel?pet som kreves tilbake fra deltakeren.
Ps. Det er vanlig at en kan oppn? grupperabatter ogs? hvis deltakerne betaler for hotellovernatting direkte til hotellet, gjerne p? bakgrunn i en felles referanse. Dette vil ofte gi et betydelig enklere regnskap for konferansen.
L?nnskostnader
I utgangspunktet er det de vitenskapelige ansattes innsats til gjennomf?ring av konferansen som skal tas inn i budsjettet. Det v?re seg innholdsproduksjon eller praktisk tilrettelegging. Bistand fra adminstrasjonen dekkes som utgangspunkt av overhead. Hvis administrativt ansattes innsats til konferansens gjennomf?ring er betydelig og over det som regnes dekt av overhead, skal ogs? disse tas inn i budsjettet som kostnad for konferansen.
Budsjettmal for konferanser
Budsjettmal konferanser med betaling?
?