Rapport p? kontrakt
Rapporter finner du under fanen?"Kontraktsoppgaver"?og menypunktet?"Rapport p? kontrakt" i Selvbetjeningsportalen.
?
?
Du kan ta ut f?lgende rapporter under "Rapport p? kontrakt" i selvbetjeningsportalen:
Kontrakt med status
Her kan du f? oversikt over hvor kontraktene ligger i prosessen. Du kan se om kontrakten ligger hos saksbehandler eller leder, om kontrakten ligger til signering, om den er hos feilretter (seksjon for l?nn) eller om den er ferdig (postert i SAP).
S?ke opp kontrakt til en spesifikk person
- Hvis du skal s?ke etter en spesifikk person er det lurt ? sette perioden til alle.
- Dersom du har ansattnummer kan du legge det inn i feltet for ansattnummer og klikke ?pne rapport. Du finner ansattnummeret til personen i kontrakten. Hvis personen aldri har hatt en kontrakt p? UiO f?r og den ikke har signert kontrakten vil du ikke finne ansattnummeret i kontrakten. Det er f?rst n?r kontrakten er ferdig at personen vil f? et ansattnummer.
- Det er ogs? mulig ? s?ke etter personen ved ? skrive inn fornavn og/eller etternavn.
S?ke opp kontrakter p? egen enhet
- I feltet periode kan det v?re lurt ? velge siste halv?r eller angi periode. Hvis du velger ?alle? i feltet periode, og dere har laget mange kontrakter, vil det bare spinne.
- I feltet for kostnadssted m? du legge inn 00 foran kostnadsstedet. Hvis din enhet har kostnadssted 17200000 m? du legge inn 0017200000. Du kan ogs? klikke p? de to sm? firkantene til h?yre i feltet. Der kan du s?ke opp enheten med bokstaver. Klikk p? ?pne rapport.
?
S?ke opp egne eller en kollegas kontrakter
- Hvis du vil se hvordan status er p? kontraktene du eller en kollega har opprettet kan du legge inn ansattnummeret i feltet Saksbehandler.?Du m? legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113. Du finner ditt eget ansattnummer i selvbetjeningsportalen under "Mine opplysninger", som ligger under fanen "Arbeidsforhold".
- Dersom din kollega er frav?rende og du trenger ? se kontraktene til vedkommende har du mulighet til ? se dette ved ? bruke dette s?ket. Du kan s?ke opp din kollegas ansattnummer ?i selvbetjeningsportalen ved ? klikke p? "S?k etter medarbeider" under? fanen "Hjem".
Resultat p? s?k i kontrakt med status
?verst ser du hvor kontraktene er i prosessen. Tallet bak sier noe om hvor mange kontrakter som har denne statusen. For eksempel ligger det 48 kontrakter hos leder. N?r leder godkjenner disse vil de flytte seg til signering osv.
- Sekvensnummer: Alle kontrakter f?r et sekvensnummer. Dette nummeret f?lger kontrakten i hele flyten, fra bestiller til den er ferdigregistrert.?
- Navn: Dette er navnet til personen det er opprettet kontrakt til.
- Kontraktstype: Dette feltet sier noe om hvilken type kontrakt personen har.
- Gyldig fra og gyldig til: Dette er kontraktsperioden.
- Kostnadssted: Dette sier noe om hvilket kostnadssted(enhet) kontrakten er laget p?.
- Postert dato: Dette er dato for n?r kontrakten er signert og postert (ferdigregistrert) i SAP (l?nnssystemet). N?r det er l?nnskj?ring stopper systemet opp og kontrakten vil ikke bli postert f?r kj?ringen er over. Derfor kan denne datoen i noen tilfeller bli noen dager etter at kontrakten er signert. For personer p? time- og m?nedskontrakter vil de ikke f? tilgang til UiOs systemer f?r dagen etter at kontrakten er postert. SAP trenger en natt for ? oppdatere brukeren og tilgangene.
Excelrapport
Det er mulig ? ta ut en rapport i excel-format hvis du ?nsker flere detaljer enn det som fremkommer i rapportbildet. Klikk p? pilen nederst til venstre for ? f? opp en excel-fil.
Timelister
Som koordinator kontrakt m? du f?lge med p? om de timeansatte sender inn timelister.
S?ke opp timeliste til en spesifikk person
- Hvis du ?nsker ? se timelistene til en spesifikk person kan du legge inn ansattnummeret i feltet for ansattnummer. Dette er den beste m?ten ? s?ke opp personer p?. Du finner ansattnummeret til personen i kontrakten.
- Hvis du skal s?ke opp timelister med navn er det viktig at du skriver inn navnet korrekt b?de i fornavn og etternavn ellers vil det ikke gi noe s?keresultat. Du kan ikke s?ke opp en person bare ved ? legge inn kun etternavn, slik du kan i kontrakt med status. Derfor gir det et bedre s?k om du bruker ansattnummer.
S?ke opp timelister p? enhet
Du kan ogs? s?ke opp timelister p? egen enhet ved ? legge inn enhetens kostnadssted i feltet for kostnadssted. Du kan enten legge inn tall eller s?ke opp enheten ved ? klikke p? de sm? firkantene til h?yre i feltet for kostnadssted. Hvis du legger inn tall m? du legge inn to nuller foran, f.eks. 0017200000.
S?ke opp dine eller en kollegas timelister
- Hvis du vil se timelistene for kontrakter du har opprettet? kan du legge inn ansattnummeret i feltet Saksbehandler. Du m? legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113. Du finner ditt eget ansattnummer i selvbetjeningsportalen under "Mine opplysninger", som ligger under? fanen "Arbeidsforhold".
- Dersom din kollega er frav?rende og du trenger ? f?lge opp timelistene til vedkommende har du mulighet til ? se dette ved ? bruke dette s?ket. Du kan s?ke opp din kollegas ansattnummer ?i selvbetjeningsportalen ved ? klikke p? "S?k etter medarbeider" under fanen "Hjem".
Resultat av s?k p? timeliste
Denne rapporten er delt inn i to faner: ?Kontrakter med rest? og ?Alle timelister?. Tall i parentes bak navnet p? fanen angir hvor mange timelister det er under denne fanen med utvalget du har gjort.
Kontrakter med rest
Rapporten viser hvor mange timer det er p? kontrakten og hvor mange av dem som er f?rt.
- Ramme er det totale antallet timer p? kontrakten.
- F?rt er hvor mange timer som er f?rt p? kontrakten. Hvis personen ikke har sendt inn timelisten eller saksbehandler ikke har godkjent timelisten vil det ikke dukke opp noe under f?rt.
- Rest er timene som er igjen p? timekontrakten etter at timelister er sendt inn og godkjent.
?
Alle timelister
Alle timelister viser en oversikt over alle timelister per m?ned.
- Kontraktsnummer: Etter at kontrakten er registrert (postert) i SAP vil den f? et kontraktsnummer. Dette er ikke det samme nummeret som sekvensnummeret. Hver timeliste f?r ogs? sitt eget sekvensnummer. Dette kan du finne i excelrapporten.
- Navn: Dette er navnet p? personen.
- Gyldig fra og gyldig til: Dette er datoen for kontrakten og ikke timelisten.
- Timer: Antall timer personen har lagt inn, sendt inn eller godkjent.
- M?ned: Her st?r hvilken m?ned og ?r timelisten gjelder for. Det er kun mulig ? ha en timeliste per m?ned per kontrakt.
- Status:?Viser status for timelister.
- Nytt skjema: Personen har begynt ? f?re timer, men ikke sendt inn timelisten.
- Til behandling hos ansatt: Timelisten ligger til godkjenning hos koordinator kontrakt. Timelistene kommer i innkurven din.
- Ferdig: Timelisten er sendt inn av den ansatte og koordinator kontrakt har godkjent den. For ? se n?r timelisten ble godkjent m? du g? inn i excelrapporten. Se beskrivelse lenger ned.
?
Excel-rapport timeliste
Hvis du ?nsker mer informasjon enn det som st?r i rapporten kan du klikke p? pilen nederst til venstre. Du vil da f? opp et excel-ark. Excel-arket er stort og inneholder mye informasjon. Du m? skrolle en del til h?yre for ? f? opp informasjonen du leter etter. Her er en oversikt over det viktigste.
Sekvensnummer i kolonne B
Hver timeliste f?r et sekvensnummer. Dette avviker fra sekvensnummeret i kontrakten.
M?ned i kolonne AB
Her kan du se hvilken m?ned timelisten gjelder for.
Timer i timeliste i kolonne AC
Her kan du se hvor mange timer som er f?rt p? den spesifikke timelisten.
Status tekst i kolonne AG
Her kan du se status p? timelisten. Hvis det st?r ferdig betyr det at den er godkjent.
Ligger i innkurven til i kolonne AH
Hvis timelisten ligger til godkjenning hos saksbehandler vil ansattnumrene til alle saksbehandlere som har tilgang til timelisten dukke opp her.
Postert dato i kolonne AK – Utbetaling av timeliste
Denne kolonnen ligger helt til h?yre i excelarket. Postert betyr at timelisten er godkjent av saksbehandler og klar for utbetaling. Den blir ikke utbetalt den datoen som st?r i dette feltet. Timelister blir kun utbetalt p? hovedl?nnskj?ringen, som er en gang i m?neden. For ? vite n?r og om timelisten er utbetalt m? du se p? kj?replanen for utbetaling av l?nn Kj?replan for utbetaling av l?nn og refusjoner - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
Eksempler:
- Hvis timelisten er godkjent/postert 2. oktober og l?nnskj?ringen g?r 4. oktober vil den bli utbetalt 12. oktober.
- Hvis timelisten er godkjent/postert 16. oktober og kj?ringen gikk 4. oktober, s? vil den bli utbetalt ved neste l?nnskj?ring som er i november.
Oppdrag – utbetaling av oppdragskontrakter
Som koordinator kontrakt m? du f?lge opp om oppdragskontrakter blir utbetalt. I denne rapporten kan du se om kontrakten er utbetalt. Ved ? ta ut excel-rapport kan du se n?r utbetalingen vil finne sted.
S?ke opp oppdragskontrakten til en spesifikk person
- Hvis du ?nsker ? se oppdragskontrakten til en spesifikk person kan du legge inn ansattnummeret i feltet for ansattnummer. Dette er den beste m?ten ? s?ke opp personer p?. Du finner ansattnummeret til personen i kontrakten.
- Hvis du skal s?ke opp oppdragskontrakter med navn er det viktig at du skriver inn navnet korrekt b?de i fornavn og etternavn ellers vil det ikke dukke opp noe. Du kan ikke s?ke opp en person bare ved ? legge inn etternavn, slik du kan i kontrakt med status. Derfor gir det et bedre s?k om du bruker ansattnummer.
S?ke opp oppdragskontrakter p? enhet
- Du kan ogs? s?ke opp oppdragskontrakter p? egen enhet ved ? legge inn enhetens kostnadssted i feltet for kostnadssted. Du kan enten legge inn tall eller s?ke opp enheten ved ? trykke p? de sm? firkantene til h?yre i feltet for kostnadssted. Hvis du legger inn tall m? du legge inn to nuller foran, f.eks. 0017200000.
S?ke opp dine eller en kollegas oppdragskontrakter
- Hvis du vil se utbetalingene for oppdragskontraktene du har opprettet kan du legge inn ansattnummeret i feltet Saksbehandler. Du m? legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113. Du finner ditt eget ansattnummer i selvbetjeningsportalen under "Mine opplysninger", som ligger under fanen "Arbeidsforhold".
- Dersom din kollega er frav?rende og du trenger ? f?lge opp utbetalingene til vedkommende har du mulighet til ? se dette ved ? bruke dette s?ket. Du kan s?ke opp din kollegas ansattnummer i selvbetjeningsportalen ved ? trykke p? "S?k etter medarbeider" under "Hjem".?Du m? legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113.
Etter at du har klikket "?pne rapport" vil du f? opp dette bildet.
Endret bel?p viser alle utbetalinger av oppdragskontrakter hvor bel?pet er endret. Tallet i parentes sier noe om hvor mange utbetalinger som er endret. I dette tilfellet 1.
Fanen ?Alle oppdragskontrakter? viser alle oppdragskontrakter uavhengig av om bel?pet er endret eller ikke.
- Sekvensnummer: Viser informasjon om sekvensnummer p? den aktuelle utbetalingen. Dette sekvensnummeret er ikke det samme som sekvensnummeret i kontrakten.
- Navn: Viser informasjon om navn p? ansatt.
- Gyldig fra og gyldig til: Viser informasjon om start- og sluttdato p? kontrakt.
- Ramme: Viser informasjon om hvilket bel?p som er avtalt i kontrakten.
- Postert: Viser informasjon om hvilket bel?p som er postert/registrert i l?nnssystemet.
- Status: Viser hvilken status skjemaet har. Har utbetalingen status Ferdig betyr det at den er godkjent av koordinator kontrakt og er klar for utbetaling. Oppdragskontrakter blir utbetalt p? bonuskj?ring som er to ganger i m?neden.
- Til behandling hos Godkjenner 1 betyr at den venter p? godkjenning av koordinator kontrakt. Koordinator kontrakt finner utbetalingen i sin innkurv.
Excel-rapport utbetaling oppdragskontrakt
Hvis du ?nsker mer informasjon enn det som st?r i rapporten kan du klikke p? pilen nederst til venstre. Du vil da f? opp et excel-ark. Excel-arket er stort og inneholder mye informasjon. Du m? skrolle en del til h?yre for ? f? opp informasjonen du leter etter. Her er en oversikt over det viktigste.
Sekvensnummer i kolonne B
Hver utbetaling f?r et sekvensnummer. Dette avviker fra sekvensnummeret i kontrakten.
Bel?p i kolonne S
Her kan du se hvilket bel?p som blir utbetalt.
K-element 7 (delprosjekt) i kolonne AE
Her kan du se delprosjektet som blir belastet av utbetalingen.
Status tekst i kolonne AI
Her kan du se om utbetalingen er godkjent (ferdig) eller om den venter p? godkjenning av saksbehandler.
Postert dato i kolonne AK
Denne kolonnen finner du helt til h?yre i dokumentet. I denne kolonnen ligger dato for n?r utbetalingen ble godkjent av saksbehandler. Den blir ikke utbetalt akkurat denne datoen, men vil bli utbetalt p? f?rste bonuskj?ring. For ? vite n?r utbetalingen vil finne sted m? du se p? Kj?replan for utbetaling av l?nn og refusjoner - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
Eksempel:
- I feltet for postert dato st?r det 2. november, som betyr at saksbehandler godkjente utbetalingen denne dagen. I f?lge kj?replanen er neste utbetaling 16. november. Personen vil ikke motta sin utbetaling f?r 16. november. Merk at det kan ta opptil to uker ekstra til utlandet.
- I feltet for postert dato st?r det 24. november. I f?lge kj?replanen var frist for godkjenning 23. november for ? f? den med p? siste bonuskj?ring i november. Denne vil ikke bli utbetalt f?r f?rste bonuskj?ring i desember.
Registrert arbeidstid
Denne rapporten gir oversikt over timelistene til en ansatt og inkluderer fra og til tidspunkt. Det er mange EU-prosjekter som krever denne informasjonen. Ved ? ta ut en excelfil kan du f? oversikten over alle f?rte timer, delprosjektet som er belastet m.m.
Du s?ker opp timelistene ved ? legge inn personens ansattnummer eller fullstendige navn. Du kan avgrense perioden eller la det st? "Alle". Klikk p? "?pne rapport".
?
Etter at du har klikket "?pne rapport" f?r du opp dette s?ket:
Rapporten inneholder f?lgende kolonner:
- Ansattnummer:?Viser informasjon om ansattnummeret til personen som har f?rt timer
- Navn:?Viser informasjon om navn p? ansatt
- Dato:?Viser informasjon om dato for f?rte timer
- Fra:?Viser informasjon?fra?klokkeslett for f?rte timer
- Til:?Viser informasjon?til?klokkeslett for f?rte timer
- Timer:?Viser informasjon om antall timer ut i fra hvilke klokkeslett som er f?rt i kolonnen for?Fra?og?Til
- Vekt:?Viser informasjon om vekting avtalt i timekontrakten som det er f?rt timer mot
- Sum timer:?Viser antall timer fra feltet ?Timer? multiplisert med vekting fra feltet ?Vekt?
Excelrapport for registrert arbeidstid
Ved ? klikke p? pilen nederst til venstre kan du ta ut en excelrapport som gir flere detaljer. Her er en oversikt over det viktigste.
Navn i kolonne D
Her vises navnet til personen som har f?rt timene.
Dato i kolonne E
Her vises hvilke datoer personen har f?rt timer.
Startklokkeslett og sluttklokkeslett i kolonne F og G
Her vises hvilke klokkeslett personen har jobbet.
Sum timer i kolonne J
Her ser du antall timer personen har jobbet den aktuelle dagen.
Kostnadssted i kolonne N og O
Her vises hvilken enhet timelisten er registrert hos. I kolonne N ser du kostnadsstedet i tall og i O i bokstaver.
K-element 7/delprosjekt i kolonne V og W
Her vises hvilket delprosjekt som har blitt belastet. I kolonne V ser du delprosjektet i tall og i kolonne W i bokstaver.