N?r enheten planlegger store prosesser som ber?rer alle eller mange ansatte, er det behov for en egen plan for intern kommunikasjon.
Eksempler p? slike prosjekter eller beslutningsprosesser er:
- Faglige prioriteringer
- Store flytteprosesser
- Omstillingsprosjekter
- Dekan / instituttledervalg
Tips til planleggingen
N?r dere utarbeider planen, b?r dere gj?re en interessentanalyse:
- Hvem er interessentene og hvilke roller har de?
- Hvordan skal interessentene inkluderes i prosessen, og n?r? Hva vil de v?re mest opptatt av ? p?virke? Hva vil de v?re mest opptatt av ? v?re informert om?
- Hvilke sp?rsm?l vil de ansatte ha til prosessen, og hvordan kan disse best besvares?
- Hvor i prosessen skal ansatte kunne p?virke utfallet? N?r og hvordan er det best ? involvere?
Sett n?kterne ambisjoner for kommunikasjonsarbeidet. Antall tiltak, kanaler som tas i bruk og personer som tildeles informasjonsoppgaver, m? st? i forhold til hvor viktig prosessen er for hvor mange og hvor lenge den vil p?g?. Ofte holder det ? avtale hva som skal kommuniseres gjennom for eksempel interne nettnyheter og hva som skal kommuniseres i m?ter.
- Hvem skal ha overordnet og hvem skal ha utf?rende ansvar for informasjonsoppgaver?
- Hvilke kanaler treffer m?lgruppene best? Hvilke kanaler har vi kapasitet til ? bruke? En gjengangerfeil er ? sette opp egne nettsider for store prosjekter, som vi s? ikke greier ? oppdatere.
- Hvis en prosess ber?rer flere enheter: Skal lokale ledere ha informasjonsansvar? Trenger de felles verkt?y for ? sikre at samme informasjon n?r ut flere steder (for eksempel en standard PowerPoint, et infoflak, en video, en nettsidereferanse)? Er dette en prosess som blir l?st veldig ulikt ved ulike enheter? Trenger enhetene st?tte til ? lage en egen kommunikasjonsplan?
- Hva er suksesskriteriene for god internkommunikasjon i dette prosjektet? Hvordan kan det m?les? Og hvordan kan det m?les uten et altfor stort apparat eller mye innsats?
Les mer om kommunikasjonsplanlegging og om m?ling av internkommunikasjon.
Tips til utforming av informasjonen
- V?r konkret
- Vis fram alternativene som diskuteres
- Synliggj?r innspill fra ansatte som tas inn i prosessen, helt konkret – og begrunn det som ikke er tatt inn
- Ber?m gode innspill, og kommuniser hvorfor de er gode
- V?r tydelig p? hva vi vil vite n?r, hvem som beslutter hva og hvor informasjonsansvaret ligger
- Kommuniser bakgrunnen for aktiviteter i prosessen (formelle krav, viktig for enheten fordi..)
- Vis fram hvilke konsekvenser prosessen kan f?, og hvilke de ikke kan f? – for folk