Direktoratet for forvaltning og ?konomistyring/Statens innkj?pssenter har p? vegne av statlig sektor inng?tt en felles rammeavtale for kurs- og konferansetjenester. Du som behovshaver- eller din lokale innkj?per skal foreta avrop (bestilling) p? avtalen gjennom minikonkurranse.
Det er eksterne kurs- og konferansetjenester som kan kj?pes p? denne avtalen. Avtalen gjelder derfor ikke ved kurs eller konferanser som skal arrangeres i lokaler hvor UiO er helt eller delvis eier, som for eksempel alle bygg p? campus Blindern, campus sentrum, Baroniet Rosendal, 澳门皇冠体育,皇冠足球比分sparken m.m.
?
Avtalen gjelder kun for anskaffelser for 10 eller flere personer. Dette gjelder uansett om bel?pet er?under 100 000,- kroner.
Avtalen dekker:
- Leie av m?teromslokaler
- Leie av plenumssal, e.l.
- Leie av standard teknisk AV-utstyr
- Lunsj, pausemat og middag (i forbindelse med arrangement)
- Overnatting i standardrom
Gjennomf?ring av minikonkurranse gjennomf?res av behovshaver eller innkj?per avhengig av hvilken praksis dere selv har f?rt tidligere.
Det presiseres at denne avtalen ikke gjelder for overnatting eller m?ltider uten forbindelse med gjennomf?ring av kurs og konferanser, seminarer eller m?ter.
Les mer om fellesavtalen p? anskaffelser.no ved ? klikke her.
?
Veiledning: Slik g?r du frem dersom du selv skal gjennomf?re minikonkurranse
Ved ? f?lge denne rutinen er det du selv som inviterer leverand?rer p? avtalen til ? inngi tilbud, og senere melder inn behov for innkj?psordre til innkj?per. Husk ? avklare budsjett. Dersom det er en del som UiO ikke skal betale for m? dette fremkomme.
?
Steg 1: Velg leverand?rer
- G? til DF?-kartet for ? f? oversikt over alle tilgjengelige leverand?rer innenfor den radiusen/lokasjonen det er behov for lokaler.
- Alle leverand?rer innenfor lokasjon/radius skal inviteres til minikonkurranse. Det skal velges leverand?rer innenfor den radiusen som kommer opp i kartet, ikke fra forskjellige lokasjoner rundt omkring.
- Merk at det som hovedregel m? velges en radius som inkluderer minst to leverand?rer. I tilfeller der kun en leverand?r er tilgjengelig i den gitte radiusen, kan den velges dersom det medf?rer ?konomiske- og/eller milj?messige konsekvenser ? utvide s?keradiusen. Begrunnelsen for en slik direkte anskaffelse m? dokumenteres.?
?
Steg 2: Beskriv behovet, og inviter til minikonkurranse
- Fyll ut behovsbeskrivelse: Behovsbeskrivelse MED overnatting minikonkurransemal (docx). ELLER behovsbeskrivelse: Behovsbeskrivelse UTEN overnatting minikonkurransemal (docx).
- Inviter leverand?rene du har valgt fra DF?-kartet til ? inngi tilbud basert p? behovsbeskrivelsen via e-post. Legg dokumentet med som vedlegg. Ferdig utfylt behovsbeskrivelse vil fungere som konkurransegrunnlag.
- Se malsvar for invitasjon av leverand?rer her: Malsvar for invitasjon (docx).?
NB: Tilbudene skal ikke ?pnes f?r etter tilbudsfrist!
?
Steg 3: ?pne mottatte tilbud, fyll ut protokoll
- Fyll ut denne protokollen: Protokoll for gjennomf?ring av minikonkurranse (docx).
- Evaluer tilbudene, og fyll ut evalueringsmatrisen i protokollen med vektingen p? tildelingskriterier, totalpriser og kvalitetsscore. Den leverand?ren med h?yest poengscore vinner kontrakt.
?
Steg 4: Send e-post for tildeling, og skriv under p? kontrakt
- Send tildelings-epost til leverand?rene som har inngitt tilbud. Leder (BDM) skal deretter skrive under p? tilbudet fra den vinnende leverand?ren. Se malsvar for tildeling her: Malsvar for tildeling (doxc).
?
Steg 5: Fyll ut nettskjema for innmelding til innkj?per
- Fyll ut nettskjema for ? melde inn sak til innkj?per.
- Legg ved tilbud/avtale fra vinnende leverand?r + underskrevet protokoll.
- Innkj?per vil n? opprette innkj?psordre basert p? tilbudet – og innkj?psordre sendes til leverand?r.
- Innkj?per kan ogs? sende innkj?psordre til deg dersom du ettersp?r dette.
?
?
Veiledning: Slik g?r du frem dersom det er avklart at innkj?per skal gjennomf?re minikonkurranse
Ved ? f?lge denne rutinen vil det v?re innkj?per som gjennomf?rer minikonkurranse i 澳门皇冠体育,皇冠足球比分 med behovsinnmelder. Husk ? avklare dette med innkj?per. Husk ? avklare budsjett. Dersom det er en del som UiO ikke skal betale for m? dette fremkomme.
?
Steg 1: Velg leverand?rer
- G? til DF?-kartet for ? f? oversikt over alle tilgjengelige leverand?rer innenfor den radiusen/lokasjonen det er behov for lokaler.
- Alle leverand?rer innenfor lokasjon/radius skal inviteres til minikonkurranse. Det skal velges leverand?rer innenfor den radiusen som kommer opp i kartet, ikke fra forskjellige lokasjoner rundt omkring.
- Merk at det som hovedregel m? velges en radius som inkluderer minst to leverand?rer. I tilfeller der kun en leverand?r er tilgjengelig i den gitte radiusen, kan den velges dersom det medf?rer ?konomiske- og/eller milj?messige konsekvenser ? utvide s?keradiusen. Begrunnelsen for en slik direkte anskaffelse m? dokumenteres.?
?
Steg 2:?Fyll ut behovsinnmelding
- Fyll ut dette dokumentet:?Behovsbeskrivelse MED overnatting (Docx).. ELLER dette: Behovsbeskrivelse minikonkurranse UTEN overnatting (Docx).
- OBS: Ferdig utfylt behovsbeskrivelse vil fungere som konkurransegrunnlag i minikonkurransen, og vil v?re grunnlaget for tilbudene leverand?rene inngir.
- Send deretter inn behovsbeskrivelsen til innkj?per via nettskjema.
?
?
Steg 3:?Hva skjer videre?
- Din behovsinnmelding vil n? bli sendt til din lokale innkj?per p? UiO.
- Lokal innkj?per vil starte anskaffelsesprosessen, og hente inn tilbud fra de valgte 3-5 leverand?rene. Basert p? behovene du fyller inn i behovsbeskrivelse, utformer leverand?rene tilbud.
- Normal tilbudsfrist er 1 – 2 uker. N?r tilbudene er mottatt, vil du bli kontaktet av innkj?per og dere vil vurdere tilbudene sammen.
- N?r dere har valgt et tilbud, skal lederen din (BDM) signere avtalen i tilegg til en protokoll for gjennomf?ring. Denne vil innkj?per sende for signering.
?
?
?
?
Arkiveringsrutine
Arkivverdige dokumenter skal etter fullf?rt minikonkurranse arkiveres, se "Arkiveringsrutiner etter fullf?rt anskaffelse".
Avbestillings- og reduksjonsbetingelser
Se vedlagte dokument:?Avbestillings- og reduksjonsbetingelser (Docx).
?
Statens innkj?pssenter sin veiledning finner dere her
Veiledning til minikonkurranse statens innkj?pssenter (Docx).
?
Har du sp?rsm?l?