Protokoll n?r rektor/universitetsdirekt?r er formelt vertskap
Se protokoll og etikette for arrangementer hvor rektor/universitetsdirekt?r er formelt vertskap.
Reservere rom
Georg Sverdrups hus er holdt av til arrangementer hver fredag gjennom hele ?ret. Utover dette har UiO begrenset kapasitet til ? reservere rom til arrangementer f?r undervisningen er lagt. Se hvor og n?r du kan reservere rom og hvem du skal kontakte.
Forberedelser
- Se bygningenes ?pningstider for ? se n?r gjestene kan slippe inn i lokalene. Merk at bygninger kan ha andre ?pningstider ved jul og sommer.
- Inkluder alltid tid i rombestillingen til teknisk sjekk og rigging i forkant, og rydding og nedmontering av teknisk utstyr i etterkant av arrangementet.
- Omr?dene utenfor auditoriene er ikke automatisk inkludert i bestillingen. Arealer til registreringsdisk, servering, utstillinger og lignende m? reserveres separat.
- Vurder behovet for et eget sekretariatskontor. Ved st?rre arrangementer kan det ogs? v?re behov for ? reservere et eget rom til oppbevaring av for eksempel bagasje og yttert?y.
- Unders?k parkeringsmulighetene.
P?melding til konferansen
Bruk gjerne nettskjema-l?sningen ved UiO til p?melding. Les mer om nettskjema.
Betaling / deltakeravgift
Arrang?r m? enten unng? deltageravgift, eller fullfinansiere konferansen for ? kunne kreve deltageravgift. Her f?r du informasjon om konferanser og merverdiavgift.
Epay er en betalingsl?sning som kan benyttes til motta innbetalinger fra mange deltakere. Les mer om Epay.
IT- og AV-tjenester
Sjekk teknisk utstyr i god tid f?r konferansen starter!
G? til IT- og AV-tjenester for informasjon om h?ndtering av utstyr, streaming og opptak av arrangementer, nett-tilgang for bes?kende, betaling av deltakeravgift med mer.
Mat og servering
Det er tre m?ter for lunsjservering under konferanse: Les om lunsjservering, bestilling og rammeavtaler.
Innkj?p
Bruk UiOs rammeavtalene ved innkj?p. Avtalene er bindende for alle enheter ved UiO. G? til avtalekatalogen.
Trykksaker
Grafisk senter hjelper med ? produsere invitasjoner, program, postere og lignende: grafisksenter@uio.no eller telefon 22 85 62 04.
Skilting
- Vurder dine behov for skilting og plakater i og utenfor bygningen. Plakater og oppslag kan henges opp p? anviste plasser (oppslagstavler). Merk at det ikke er tillatt ? henge plakater p? vinduer, d?rer eller andre uanviste steder. Slike oppslag blir tatt ned.
- Dersom du utplasserer A-bukker med plakater: Disse m? plasseres slik at det ikke hindrer fri ferdsel eller medf?rer fare for svaksynte. De kan kun utplasseres inne p? UiOs omr?de. Vi gj?r spesielt oppmerksom p? at dette ikke innbefatter omr?det ved t-banen. Overtredelse kan medf?re b?ter.
- S?rg for at invitasjoner og annonsering inneholder riktig adresse og eventuelt benytter karthenvisninger.
Bukker til plakater kan l?nes hos driftsomr?dene.
VIP-personer
Ved offisielle bes?k eller ved konferanser hvor VIP-personer (kongelige, statsr?der o.l) er invitert, m? UiOs sikkerhetsansvarlig f? informasjon senest én m?ned f?r arrangementet. Se ogs? praktisk protokoll og etikette for UiO.
Hvordan markedsf?re arrangementer
Her er noen tips og en praktisk sjekkliste om hvordan du kan n? ut med informasjon om arrangementet ditt.